Ook op het gebied van software-implementatie leiden er vele wegen naar Rome. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat we geen voorkeur hebben voor de ene werkwijze ten opzichte van de andere. De praktijk leert dat een agile methode zich het beste leent voor het implementeren van ons zaaksysteem Djuma. Waarom we er zo tegenaan kijken en waarom het voor jou een goede keuze is om de implementatie van de software met ons op deze manier aan te pakken, vertellen we je graag in dit blog.
Misschien is ‘agile’ een beetje een modewoord, maar dat is niet zonder reden. Voor veel processen is het een eenvoudige, krachtige en functionele aanpak die ruimte laat voor flexibiliteit. Je kunt alles wel van tevoren plannen, maar wat doe je dan als het even tegenzit? Wie op een agile manier werkt, reageert sneller op onverwachte veranderingen of aanpassingen aan het oorspronkelijke projectplan.
Laten we een stapje terug doen. ‘Agile’ is een Engels woord dat zoiets als ‘behendig’ betekent. Het komt erop neer dat je kijkt wat een proces actueel op een bepaald moment nodig heeft en dat je daarop inspeelt. Zoals je misschien wel aanvoelt, vraagt deze methode om een hoge mate van flexibiliteit. Gelukkig calculeer je dit allemaal in als je agile gaat werken of implementeren.
Vanuit de agile methode kies je ervoor om niet bij het begin van een nieuw project of traject alles tot in den treure uit te stippelen en door te plannen. Dit kennen we van de watervalmethode, waarin alle processen elkaar opvolgen en het een niet kan beginnen voordat het ander is afgerond.
Als we eerlijk zijn, draait een dergelijke werkwijze vaak op teleurstelling uit. Dan is er weer iemand ziek, dan is de capaciteit weer op een andere afdeling nodig, dan blijkt weer dat iets te krap is ingeschat. Ondertussen zit je in een project vol vertraging en frustratie. Als je agile werkt, ondervang je al deze kleine en grote tegenslagen doordat je niet uitgaat van een strakke capaciteitsplanning die weinig ademruimte overlaat.
In plaats daarvan kies je voor een zinnige inzet van je kracht op basis van sprints. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan een sprint 4 tot 6 weken duren. Voor deze relatief korte periodes stel je een duidelijk (sub)doel dat je zult behalen in de termijn waarover we het hebben. Het team dat werkt aan de klus heeft de neuzen allemaal dezelfde kant op staan, maar kan ook snel van windrichting veranderen. Werk naar kleine overwinningen toe en blijf bijsturen om het grote doel veel efficiënter te behalen.
Ik kan me voorstellen dat je nu al meer interesse hebt. Je hoeft de blog echt niet helemaal af te lezen. Voor jou hebben we namelijk een whitepaper klaarstaan waarin we tot in detail uitleggen hoe agile implementeren eruit ziet.
Om kort te zijn: bij agile en scrum hebben we het over verschillende grootheden. Agile is de overkoepelende term; scrum is een manier van agile werken. De scrum-methode van agile werken is een van de eenvoudigste varianten. Hierbij behartigt een product owner de belangen van de klant, zorgt de scrum master voor een soepel verloop van de werkzaamheden en voert het ontwikkelteam de werkzaamheden uit met betrekking tot het inrichten van de software.
Eindelijk, nu komen we bij de kern van het verhaal. Waarom implementeren we Djuma op een agile manier en wat heb jij eraan? Waarom zouden we alles niet strak bij je doorplannen en een rigide planning hanteren? Misschien kun je het antwoord al raden, maar we leggen het met liefde uit. De implementatie van een nieuw zaaksysteem voor overheden heeft nogal wat voeten in de aarde. Wij en jij moeten je hele team zo ver krijgen dat ze een nieuw systeem omarmen. We gebruiken daarvoor een stappenplan dat een succesvolle en behapbare implementatie mogelijk maakt.
Om Djuma op een doeltreffende manier te implementeren in jouw organisatie moeten we ons eerst een goed beeld vormen van je teams, werkwijze en bedrijfscultuur. We gaan als volgt te werk:
We kunnen gaan implementeren! In sprints van 4 weken per team kijken we naar de best mogelijke configuratie van Djuma per team. Afhankelijk van de grootte en de aard van je organisatie duurt de implementatie 6 tot 9 sprints. Na elke week steken we de koppen bij elkaar en kijken we of alles werkt op de manier die wij en jij voor ogen hadden. Waar kunnen het proces verbeteren? Wat loopt nog niet gesmeerd? Omdat we agile werken, kunnen we snel inspelen op nieuwe inzichten.
“Wij legden met de sprintaanpak de basis voor digitaal én zaakgericht werken. Djuma wordt steeds meer het hart van onze organisatie. We hebben nu een centraal systeem om onze informatie gestructureerd vast te leggen. De eenvoud van Djuma is wat mij aanspreekt. Dat maakt ook dat mensen het gaan gebruiken. Het zoeken is bijvoorbeeld verbazingwekkend makkelijk.”
Gerard van der Hoeven, Hoofd Afdeling Dienstverlening en Informatie, Gemeente Weert
Toegegeven, dit ging allemaal best snel. Gelukkig hebben we hier een whitepaper voor je klaarstaan waarin we tot in detail uitleggen hoe het agile implementeren van Djuma eruit ziet. Lees eens rustig na wat er allemaal bij komt kijken en wat je precies aan deze vlotte manier van software implementeren hebt. Bij vragen of onduidelijkheden kun je natuurlijk altijd contact met ons opnemen.
