Je kent de kreet van de gemiddelde puberouder wel: “Ruim toch eens je kamer op!”. Hoe vaak heb je dat zelf niet gehoord of misschien zelfs tegen je kinderen geroepen? Bijzonder is wel dat we in het onderwijs ook nog steeds dezelfde discussie voeren als het aankomt op archivering. Want je informatie”huis”houding op orde, wie wil dat niet? Maar, willen en doen liggen soms niet zo dicht bij elkaar en dan is er nog de vraag hoe je dat effectief aanpakt...
Bij Visma Circle hebben we hierover een mening en willen we je graag laten kennismaken met Djuma als je eigen nieuwe “digitale opruimcoach”.
Het wemelt inmiddels van de opruimcoaches en tips wanneer je hulp nodig hebt bij het organiseren van je privéleven. Maar, als je dan kijkt naar je dagelijkse werk, hoe is het dan daar geregeld? Want wie helpt jou met het structureren van je werkzaamheden zodat je overzicht houdt en informatie snel terugvindt?
Kijk, het is net zoals je een huis indeelt in functies als koken, slapen, relaxen en hobbies. Binnen die functies brengen we verfijning aan zoals het opslaan van messen, vorken, lepels in lades enzovoort. Zakelijk gezien zijn er allerlei applicaties die je helpen, maar die beperken zich vaak tot de informatie die nodig is voor het uitvoeren van hun specifieke taken (daarom noemen we ze tenslotte ook taakspecifieke applicaties).
Als we in onze bedrijfsvoering proberen om de gewenste verfijning aan te brengen, dan doen we dat op eenzelfde manier. We brengen dan een ordeningsstructuur aan waardoor het makkelijker is het juiste gereedschap terug te vinden.
En wat dan handig is; Djuma kent reeds de ordeningsstructuren voor de onderwijsinstellingen, zodat die het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden en zeker weten dat ze voldoen aan de Archiefwet.
Het is onvoorstelbaar hoeveel spullen een mens vergaart. Je weet wel dat een goed opruimregime belangrijk is en dat regelmatig spullen weggooien daarbij helpt. Het resultaat van zo'n opruimactie mag er dan ook zijn: je vindt alles sneller terug, hebt meer bewegingsruimte en het voldane gevoel is prettig en onmiskenbaar.
Maar, weggooien is een beslismoment; je schat het risico in dat je onterecht, of misschien toch, ooit…. Bovendien is mijn logica niet jouw logica. Juist hierdoor ontstaat “onvindbaarheid”. Daarom is er vaak werkscheiding en ruimt mijn partner de keuken op en ik de schuur.
Op zakelijk vlak is om die reden wet- en regelgeving opgesteld. De actie tot archiveren ligt meestal bij enkele daarin gespecialiseerde personen (de recordmanager). Deze hanteren de landelijke sectorale selectielijst, waarin uitgewerkt is, wat je én, voor hoe lang, bewaart. Maar, zo'n recordmanager is wel afhankelijk van de aangeleverde informatie door gebruikers. Daarin ligt natuurlijk de uitdaging. Voor het aanleveren ben je afhankelijk van werkafspraken voor honderden, steeds wisselende collega’s tegelijkertijd.
Hoe ga je dat zo slim en effectief mogelijk organiseren?
Die organisatie start met bewustzijn op alle niveaus. Bij ons thuis leert iedereen dat fietsen in de schuur en messen in de keukenla thuishoren. Desondanks ligt er wel eens een (kapotte) fietsband in mijn keuken en een schilmesje in de schuur. Je kunt er dus niet vanuit gaan dat ze werkafspraken consequent opvolgen en soms is het nodig breder te zoeken.
Onderwijsinstellingen zijn verplicht relevante documenten te bewaren. Welke documenten dat zijn, ligt vast in een documentair structuurplan of selectielijst. Bovendien slaat de instelling meestal nog extra informatie op. De wereld om ons heen verwacht tenslotte steeds verdergaande openheid en transparantie (een onderwijsinstelling valt immers ook onder de Wet open overheid).
Het archief is het collectief geheugen van de instelling en biedt inzicht in de bedrijfsvoering, een integraal studentbeeld en input voor de toekomst. Medewerkers of zelfs studenten opzadelen met archivering en de besluitvorming rondom bewaren of vernietigen is dus ondoenlijk en ongewenst. Laat daarom een softwareoplossing als Djuma je helpen met digitale archivering. Dit is archivering die begint bij het ontstaan van de informatie, vanuit het werkproces, ofwel “by design”. (3) Met features als documentcreatie op basis van sjablonen, automatisch gevulde metadata, anonimiseringstools en vooraf ingestelde bewaar- en/of vernietigingstermijnen.
Terug naar je thuissituatie. Uiteraard heb je geregeld wie de sleutel van je huis heeft en heb je (in Nederland tenminste wel) gordijnen, blindering of vitrage geregeld voor je ramen. Precies afgestemd op jouw behoefte (AVG) aan privacy dus.
Maar, soms heeft iemand tijdelijk toegang nodig. Bijvoorbeeld bij vakantie. Zo geldt dat ook bij onderwijsinstellingen. Af en toe moet je in je bedrijfsvoering ook toegang verlenen aan een auditor of een tijdelijke kracht.
Net zoals thuis waar jouw huishoudster ook niet continu op de vingers gekeken wil worden, maar zij ziet wel al jouw spullen geldt dat ook voor een tijdelijke leverancier van software of diensten, bijvoorbeeld.
Kortom, hoe zorg je voor genoeg openheid en voorkom je tegelijkertijd een datalek of privacyschending?
Aan de hand van de 5W1H-methode (4) gaan we tijdens de implementatie aan de slag. Djuma zorgt voor veilige opslag, authenticatie en helpt medewerkers uitsluitend persoonsgegevens vast te leggen die doelbinding hebben ("een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel"). Je bent verzekerd van geautoriseerde toegang tijdens het proces én later in het archief. Gaan medewerkers uit dienst? Dan neem je hun digitale sleutels in en is toegang automatisch geblokkeerd, maar blijft het wel inzichtelijk dat zij betrokken waren.
Ondanks het feit dat binnen het onderwijs de verplichtingen van de Wet open overheid pas op termijn en (zeer) beperkt gaan gelden, is het raadzaam om de ontwikkelingen in de gaten te houden. Voor zover van toepassing, zou men kunnen gaan nadenken over het op orde brengen van de informatiehuishouding. Op deze manier krijgt men dan inzichtelijk welke documenten er in aanmerking zouden kunnen komen voor de plicht van actieve openbaarmaking. De kans is groot dat dit proces significant meer tijd in beslag zal nemen dan het uiteindelijk, daadwerkelijk aanbieden van de documenten op het centrale online overheidsplatform. Zorg dat de betreffende documenten op een heldere manier worden gelabeld en voorzien van metadata.
~ Privacy Team ” (1)
Zolang je met een beperkt aantal huisgenoten (gebruikers) in één huis (applicatie) woont (werkt) en goede afspraken maakt is het mogelijk een geordend, toegankelijk bewoonbaar systeem te organiseren.
Okay, maar, wat doe je als de aantallen toenemen of je een keer gaat verhuizen? Dan is het fijn als er één opslagruimte is met gezamenlijke spullen waar iedereen bij kan.
Dit geldt precies zo voor een centraal archief waarvan we de voordelen nog eens op een rijtje zetten:
Djuma coacht je dus om overzicht te krijgen én te houden, belangrijke bestanden terug te vinden en waar nodig ook gewoon zaken weg te gooien, conform geldende wet en regelgeving. Zo blijft alles netjes opgeruimd!