In 2020 kwam er door het coronavirus een enorme impuls op thuiswerken en afstandsonderwijs. Ik en vele anderen zagen toen al een groot verschil in hoe organisaties hiermee omgaan. De één had alle faciliteiten al geregeld en was good-to-go. Anderen werden overvallen. Binnen onze branches zien wij veel gebruik van Microsoft Teams (Office 365). Het kan je organisatie wendbaarder maken, zeker! Maar, belangrijk: wapen je nu tegen de risico’s om te voorkomen dat je de ene crisis voor de andere verruilt.
Neem nou niet alleen van mij aan dat Microsoft Teams handig is. De slechts zeven jaar oude tool was al behoorlijk populair (in november 2019, net voor corona, hadden ze al 20 miljoen gebruikers) maar tijdens en na de virusuitbraak steeg het aantal dagelijkse gebruikers naar ruim 300 miljoen in 2023!
Wat vindt men er dan zo handig aan? Vooral de fatsoenlijke integratie met bestaande kantoorautomatisering in combinatie met het tijd- en plaats onafhankelijk werken. Een handige tool in het wendbaarder maken van jouw organisatie. Niet alleen toen, maar vooral ook nu geen overbodige luxe want houdt het tempo maar eens vol anders!
Ook wij gebruiken Teams overigens al geruime tijd. Bij onze klanten ontstond mede gestuwd door het plotselinge thuiswerken in 2020 een enorme bereidheid om zich aan de nieuwe situatie aan te passen. Voorafgaand zetten wij wel eens op deze manier reistijd om in netto werktijd; door werkzaamheden ‘op afstand’ uit te voeren. Maar, ineens ging alles ineens ‘op afstand’. Dan ontdekt iedereen dat er veel meer kan, dan tot nu toe voor mogelijk werd gehouden. Het voeren van interviews en groepsdialogen bleek ineens uitstekend online te gaan.
Inmiddels is er een betere balans ontstaan tussen 'alleen thuiswerken' of 'full time op kantoor werken', maar de nieuwe rol die hierin Microsoft Teams voor overheidsorganisatiesis hierin is gaan spelen, is onmiskenbaar.
En ook als jullie nog geen gebruik maken van Microsoft Teams is er goed nieuws! Wil je snel aan de slag, download dan deze handige Nederlandstalige handleiding “Snel met Microsoft Teams aan de slag”.
Onder druk van de actualiteit en mogelijkheden gaat iedereen nu enthousiast aan de slag met Microsoft Teams. Collega’s maken nieuwe teams en kanalen aan, slaan overal documenten op en binnen de kortste keren ontstaat er een nieuw probleem: informatiechaos. Eindeloos zoeken naar het juiste bestand; net als vroeger op de groepsschijf en in de e-mail. De meeste medewerkers werken aan meerdere projecten en binnen verschillende teams; dan kun je dat niet iedere keer op een heel andere manier doen. Daar zit je als organisatie niet op te wachten! En voordat je het weet handel je ineens in strijd met de wensen of eisen van je CISO, accountant, de onderwijsinspectie of zelfs de archiefwet. En delen met externen? Heerlijk dat dit zo eenvoudig kan, maar als je dat niet goed inricht, heb je zomaar een datalek te pakken.
Allereerst is het belangrijk dat iedereen vooruit kan met videoconferencing en chatten. Dit is een mooie kans. Vanuit Visma Circle zien wij het als ons doel om onze klanten een structurele digitale impuls te geven. Hierbij hoort een gezonde aandacht voor samenwerken, terwijl je de bijbehorende wet- en regelgeving volgt. We hebben daar een specifieke projectaanpak voor met concrete oplossingen. Bijvoorbeeld in de vorm van een bewezen integratie tussen het zaaksysteem, Microsoft Teams en een gecertificeerde Office 365-oplossing. Uiteraard houden we rekening met de balans tussen vrijheid voor de eindgebruikers en de verplichtingen die jullie organisatie heeft. Vrijheid in gebondenheid noemen wij dat.
Persoonlijk zag ik tijdens de coronacrisis een belangrijke reden om digitalisering te versnellen. Het Chinese woord “crisis” bestaat niet voor niets uit twee tekens: kans en uitdaging. Dat was hét moment om thuiswerken te promoten evenals digitaal onderwijs (op afstand). Ook marktonderzoeksbureau Gartner bevestigden het: het is van levensbelang voor je organisatie om in deze barre tijden een wendbare organisatie te creëren.
Nu de balans is wedergekeerd blijft het voor veel organisatie, binnen en buiten de organisatie een onmisbare tool, maar wél met de juiste inrichting en beheer zodat je controle en grip op je informatie houdt.
Meer informatie over een wendbare organisatie die rekening houdt met de balans tussen vrijheid voor de eindgebruikers en de verplichtingen van de organisatie publiceren we binnenkort in onze Whitepaper “Werken met informatie”. Wil je die ontvangen? Schrijf je dan hieronder alvast in.