Hoe Beesel van een ‘draak van een klus’ een mooi project maakt…

Samen slimmer werken en verbeteren vanuit de vraag: Waar staan we nu? Waar willen we naartoe? En wat betekent dat voor de organisatie? Vanuit dit vertrekpunt is gemeente Beesel, samen met Visma Circle, bezig om de dienstverlening verder te verbeteren. Het reeds geïmplementeerde Djuma systeem werkt daarbij als facilitator om zaken beter vast te leggen, uit te wisselen en te archiveren. Het customer success programma fungeert als gids voor het enthousiaste team dat deze klus met succes klaart.

“Een van de mooiste dingen aan dit project? Dat we een schat aan historische data hebben waar iedereen in onze gemeente nu makkelijk en gedigitaliseerd toegang toe heeft.” En dat is handig voor de 14.000 inwoners tellende Limburgse gemeente, waar al sinds 1736 eens in de 7 jaar het Draaksteken festijn wordt gehouden. Gebaseerd op de legende van Sint Joris en de Draak, verandert Beesel dan tijdelijk in een Middeleeuws openluchtspektakel waar jong en oud, geheel in stijl aan meedoet. “Hoe mooi is het dan dat iedere inwoner ter inspiratie een uitgewerkte oude tekening uit ons archief kan opvragen.” 

Centrale hub

Tim Dassen, teammanager Dienstverlening, is de enthousiaste kartrekker van de digitale omslag binnen de Limburgse gemeente. Sinds 2020 werkt Beesel al zaakgericht. Djuma is daarbij de centrale hub waarin alle informatie die vanuit diverse kanalen binnenkomt, per zaak wordt vastgelegd en gearchiveerd. Een ander spoor is het scannen en digitaliseren van alle documenten en het team is bezig om dagelijks terugkerende werkzaamheden efficiënter te maken met behulp van nieuwe technologie.

One stop shopping

“Ons doel is om onder meer met AI meer tijd over te houden om complexe taken beter uit te zoeken. Ook werken we samen aan een full service KCC, is ons archief geheel gedigitaliseerd en krijgen inwoners de keuze om zo veel mogelijk digitaal aan te vragen. Of het nu gaat om een vergunning of een traplift, onze inwoners en onze medewerkers hebben toegang tot alle voor hen relevante dossiers. Van sociaal domein tot ruimtelijke ordening. Afdelingsoverschrijdend dus en conform de Wet open overheid. Zo bieden we in persoonlijk en in digitaal contact een one stop shopping beleving voor onze inwoners.“

Objectieve ogen

Wat zo’n omslag betekent voor de organisatie, kende Tim al uit vorige banen bij diverse gemeenten. Toch of juist daarom, schakelde hij hulp in bij het meenemen van de medewerkers vanaf het begin van dit project. Die hulp vond hij bij Visma Circle. En belangrijker nog, die hulp ging ook na de initiële implementatie door onder begeleiding van consultant Ankie van der Padt. Juist op na die implementatie was het van cruciaal belang om samen vast te stellen welke stappen met welke prioriteit (ook op de lange termijn) de volgende zijn in het proces. “Het is fijn om zo’n traject samen te doen met mensen die met andere ogen kijken. Ook is de aanpak via het Customer Success Programma een bewezen formule. Waarom dan zelf opnieuw uitvinden?” 

Belangrijkste ankerpunt in deze aanpak is het meenemen van de mensen die het betreft. Als je dat dan ook nog doet in de vorm van een organisatiebrede enquête en de resultaten hiervan verwerkt in een dashboard, Djuma Heatmap geheten, met bijbehorende adviezen van Visma Circle, dan kun je daarna je maatregelen nemen voor verbetering. Bijvoorbeeld door het verbeteren van werkafspraken die ontstaan (of herijkt worden) met behulp van discussies tijdens een Lagerhuissessie. Herhaal je de Djuma Heatmap na een tijdje, dan kun je de resultaten van deze verbeterslagen direct meetbaar aantonen.

Elkaar aanspreken

Door deze aanpak is de betrokkenheid hoog, wat ook leidt tot een hoge adoptiegraad. Tim vervolgt:  “Als je mensen vanaf het begin betrekt, komen de beste oplossingen op tafel. Daarnaast leren mensen om elkaar aan te spreken op verbeterpunten. Dat je dit doet met respect voor ieders mening, wat past bij ons DNA en dat van Visma Circle. Op deze manier samenwerken werkt aanstekelijk voor iedereen. En dat werkt al eeuwenlang het beste.”