Hoe brengen wij informatiebeheer weer zo dicht mogelijk bij de eindgebruiker? Kun je een 20 jaar oud archiefsysteem vervangen door een modern zaaksysteem rekening houdend met een veilige manier van tijd- en plaatsonafhankelijk werken? Met die vragen klopte Universiteit Leiden aan bij Visma Circle. Vanuit een bestaande jarenlange samenwerking durfden zij samen de uitdaging aan om het oude systeem rechtstreeks te migreren naar het zaaksysteem Djuma in combinatie met Microsoft Teams. Peter Magielse (hoofd functioneel beheer bedrijfsvoering) vertelt wat daarin wel én niet werkt.
In Nederland werken nog enkele instellingen met oude documentmanagementsystemen. Ook bij Universiteit Leiden gebruikte men een verouderd systeem: Document Manager voor postregistratie, routering, dossierbeheer en scanning van documenten. Leiden zocht dus een veilige oplossing die dichtbij de behoeften van de eindgebruiker staat, voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving zoals AVG- en Archiefwetgeving en waarin bovendien de historie in de vorm van 40 jaar archiefhistorie (waaronder ruim 7.000 personeelsdossiers) is opgenomen. Peter Magielse kreeg als afdelingshoofd functioneel beheer de taak uit te zoeken hoe deze transitie binnen de universiteit te bewerkstelligen.
Na uitgebreid vooronderzoek bleek Djuma inclusief de integratie met Microsoft Teams de ideale oplossing voor een Universiteit om het informatiebeheer, waaronder samenwerken en procesmatig werken, te combineren. Een dergelijke grote migratie is geen sinecure. Om zo’n proces dan goed te laten verlopen, bleek communicatie – zoals zo vaak – de bepalende succesfactor. Magielse: “Goede communicatie is een eerste vereiste als je aan zo’n project begint: we hebben elkaar eerlijk en open aangegeven wat er kan en waar de grenzen liggen. Je hebt het hier immers over de migratie van een archiefsysteem naar een zaaksysteem. Dat zijn twee heel andere werelden. Van meet af aan was er het vertrouwen in elkaars kunnen en dat is niet beschaamd juist dankzij de open en transparant wijze van onderlinge communicatie.”
“Op gegeven moment hebben we echt even een stap teruggezet en hebben we grondig onderzocht hoe de werkprocessen er nu precies uitzien en hoe die functioneel op elkaar te leggen. Daarbij steeds de vraag stellend: hoe zorgen we ervoor dat wat werkt in het oude systeem ook daadwerkelijk in Djuma gaat werken. Hierbij hebben we samen veel tijd geïnvesteerd in de adoptie en het meekrijgen van de betrokken medewerkers. Bijvoorbeeld als het gaat om het vernietigen en archiveren van oude documenten. Deze en andere (archief en beheer) functies komen binnen de universitaire wereld heel nauw en zijn in een decentrale omgeving zoals bij ons, best ingewikkeld. Nico Joosse, langjarig Business Consultant van Visma Circle met kennis van zowel het oude als het nieuwe systeem was hierbij van onschatbare waarde. Hij wist beide werelden goed aan elkaar te knopen. Dat gaf veel vertrouwen aan de projectleden.”
Communiceren met en vooral betrekken van de medewerkers noemt Magielse ook als kritische succesfactor. “Uiteraard hebben we vooraf de wensen in kaart gebracht en de nodige overlegstructuren opgezet met gebruikers van diverse afdelingen, zoals het Shared Service Center. Punt van aandacht is dat wij de gebruikers vanaf het allereerste begin meer hadden moeten betrekken bij de totstandkoming van het functioneel ontwerp. We hebben wel laten zien hoe het ontwerp eruit ging zien, maar hadden bij de gebruikers meer informatie kunnen ophalen. Je praat immers over een systeem waar mensen al jarenlang mee werken. De valkuil is dat je zo’n project te technisch oppakt, terwijl het puur om de mensen gaat die met de systemen werken.”
Terugblikkend op dit uitdagende project is Peter Magielse tevreden met het resultaat. “Het was zowel voor ons als voor Visma Circle nieuw terrein. Je zet een archiefsysteem met verouderde technologie over naar een zaaksysteem in de cloud. Daar horen hobbels bij en je moet accepteren dat niet alles past en dat trajecten langer duren dan je vooraf inschat. We staan aan de vooravond om zaakgericht werken verder te implementeren. Zo zijn we van plan om in 2023 met het Customer Success Programma aan de slag te gaan om onze interne dienstverlening te blijven optimaliseren.
Inmiddels zijn we live met de postregistratie en archivering en halen we goede resultaten in het beheer van de poststromen en met de beheer- en registratiefuncties. Het belangrijkst is dat we nu al van medewerkers horen dat ze graag met Djuma werken. En daar zit toch de grote winst.”