Wij vinden de balans tussen gebruikers- en organisatiebelangen
Als je computers uit beveiligingsoverwegingen volledig afsluit van de buitenwereld, kun je er vergif op innemen dat gebruikers andere systemen gaan gebruiken om hun werk te doen. Als je gebruikers vraagt om tientallen metadata vast te leggen, voordat een document geregistreerd kan worden, bedenkt hij zich wel drie keer voordat hij dit document opslaat op de plek waar jij dat eigenlijk wil.
De kunst is om op zoek te gaan naar een aanpak waarbij gebruikers zich optimaal ondersteund voelen en aan de andere kant ook de noodzakelijk informatie wordt vastgelegd (liefst zonder de gebruiker ermee te hinderen) om de informatievoorziening op orde te houden. Wij verstaan deze kunst als geen ander en zorgen ervoor dat gebruikers enthousiast zijn en jij je informatie op orde krijgt en houdt.
Verstand van zaken in de breedte van informatie
Informatie is nooit alleen maar een aantal gegevens bij elkaar in een applicatie, of een individueel document. Informatie krijgt waarde door samenhang. Bovendien verandert informatie soms in de loop van de tijd van vorm. Wat begint als een persoonlijke notitie en vervolgens aangepast wordt door twee collega’s, kan vijf weken later een adviesnota zijn die in een vastomlijnd proces wordt aangeboden aan het bestuur en na een besluit daarop de start vormt van een groot onvoorspelbaar programma of project.
Wij hebben kennis van de veranderende eisen en wensen van gebruikers in de verschillende stadia waar informatie zich – soms op hetzelfde moment – in kan bevinden. Wij verbinden individueel werken met samenwerken in de groep en het werken in vastomlijnde processen met het werken in een vrije, soms creatieve, omgeving. Hiermee halen we de muren weg tussen informatie en bieden we jou inzichten en je gebruikers ondersteuning, zoals je dit niet eerder ervaren hebt.
Kennis van wet- en regelgeving
We leven in het informatietijdperk. Informatie is goud waard. En met het beheren van veel informatie komt een grote verantwoordelijkheid kijken. Vanuit wet- en regelgeving worden er hoge eisen aan jou en je organisatie gesteld. Eisen over bijvoorbeeld privacy, beveiliging, toegankelijkheid en transparantie.
Het is dan fijn om met een leverancier te kunnen praten die weet waar jij het over hebt, zodat jij deze wet- en regelgeving niet hoeft uit te leggen. Liefst een die jou nog eens nieuwe inzichten kan geven, of in contact kan brengen met andere professionals die te maken hebben met dezelfde uitdagingen als jijzelf. Wij kennen de relevante wet- en regelgeving en zijn in staat om deze te vertalen naar werkbare oplossingen en werkwijzen.
Voorbereid op overdragen naar een e-depot
In de nadagen van informatie komt informatie soms in (regionale) archieven terecht. Vroeger (en nog steeds trouwens) sloegen zij alles netjes op in de kilometerslange rij paternosterkasten. Tegenwoordig dragen we ook digitaal over naar een e-depot. Door al bij de creatie en de verdere levensloop van informatie rekening te houden met deze eindbestemming, kan veel leed voorkomen worden bij (het voorbereiden van) de overdracht naar e-depots.
Wij hebben ruime ervaring met pre-depots, TMLO, (eventueel vervroegde) overplaatsing en uitplaatsing van archieven. Dit komt goed van pas bij het op orde brengen van jouw dossiers en archieven en bij het organiseren van de wijze waarop nieuwe archieven tot stand komen. Een hoop gedoe in de toekomst wordt daarmee voorkomen.
