Welke behoefte aan vrije samenwerking hebben gebruikers?
Een projectmatige samenwerking kan verschillend worden ingevuld op verschillende afdelingen. De totstandkoming van nieuw beleid vraagt opnieuw om een andere benadering. Wij brengen samen met jou de behoefte aan samenwerking binnen (en buiten) jouw organisatie in kaart en bieden op basis daarvan een oplossing die aansluit bij de wensen van de gebruikers. De kunst is om te zoeken naar een oplossing die gebruikers optimaal ondersteunt en gelijktijdig voldoet aan de eisen van de organisatie zoals de archiefwet en privacy.
Zo weet je zeker dat zij deze oplossing ook daadwerkelijk gaan gebruiken. We sluiten daarbij zoveel als mogelijk aan op de oplossingen die vaak al voorhanden zijn en gebruikt worden binnen de organisatie. Een belangrijk element daarin is om de gebruikers niet te overladen met mogelijkheden, maar een oplossing te bieden die toegesneden is op hun individuele wensen.
Zie de samenhang in delen van ongestructureerde en gestructureerde informatie
Wat begint als een persoonlijke notitie, kan vijf weken later een adviesnota zijn die in een vastomlijnd proces wordt aangeboden aan het bestuur en na een besluit daarop de start vormt van een groot onvoorspelbaar programma of project. Doordat er in verschillende omgevingen gewerkt wordt, is deze samenhang voor niemand zichtbaar. Dat is zonde!
Deze verbanden zijn namelijk ontzettend interessant om deze informatie te kunnen waarderen. Door deze verbanden, liefst zonder afhankelijkheid van extra handelingen door gebruikers, vast te leggen krijgt de organisatie grip op een ontzettend groot deel van haar informatie. En het mooie is, dat juist de meest betekenisvolle informatie op deze manier komt bovendrijven.
Ken het soort structurele en incidentele partners van jouw organisatie
Wanneer je structureel samenwerkt met een ketenorganisatie, dan kun je hier anders mee omgaan, dan met een persoon waarmee je incidenteel samenwerkt in een project. Onder strikte afspraken en controle daarop, zou je bijvoorbeeld autorisatie op persoonsniveau aan deze eerstgenoemde organisatie toe kunnen vertrouwen. Bij incidentele samenwerking is het belangrijk om deze verantwoordelijkheid bij jezelf te houden.
Wij brengen de verschillende (soorten) samenwerkingspartners in kaart en bepalen samen hoe we in een samenwerkingsomgeving met deze verschillende soorten partners om kunnen gaan. Dit geeft zekerheid over de toegangscontrole tot de informatie van jouw organisatie, borgt dat gebruikers op efficiënte wijze kunnen samenwerken en beperkt de beheerlast tot de noodzakelijke inspanning.
Slimme technologie kan helpen
In de traditionele informatievoorziening hebben we in de vastlegging altijd sterk vertrouwd op de inzichten en bereidheid van de gebruiker om deze inzichten vast te leggen. Zij slaan bestanden op in een logische mappenstructuur en starten waar nodig een proces in een procesapplicatie, waarbij zij alle nodige informatie vastleggen.
Nieuwe technologie kan hier intelligentie aan toevoegen. Wij brengen de mogelijkheden hiervan graag in kaart en realiseren oplossingen om de gebruiker hierin beter te ondersteunen en desgewenst de afhankelijkheid van de gebruiker hierin sterk te beperken, waardoor de kwaliteit van de informatievoorziening van de organisatie verbetert.
