door Wouter van den Eerenbeemt, op 18 april 2023
Medio 2022 sloten de gemeente Arnhem en de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie een samenwerkingsovereenkomst met Visma Circle. Ter vervanging van het bestaande systeem ging Visma Circle over tot de levering en organisatorische implementatie van Djuma Zaaksysteem en Djuma Klantcontactsysteem. Onlangs vierde Arnhem het afronden van de (initiële) implementatie en realiseert hiermee een moderne en gebruikersvriendelijke zaakgericht werken oplossing.
Begin januari 2023 ging de gemeente live met de inzet van Djuma Zaaksysteem en Djuma Klantcontactsysteem.
In de korte tijd van 6 maanden realiseerde een zeer gemotiveerd projectteam met zowel vertegenwoordigers vanuit gemeente Arnhem als Visma Circle deze implementatie. Hierin was ook de migratie van actuele data uit het bestaande systeem voorzien. De livegang zelf kreeg een positieve boost met grote aandacht voor visuele onderdelen zoals polo's voor de Floorwalkers die verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van acute vragen van eindgebruikers. Allerlei promotiematerialen en zelfs banners om de zichtbaarheid van het nieuwe systeem voor de medewerkers van de gemeente te benadrukken. Uiteraard werd er ook getrakteerd op een smakelijk stukje taart.
De CIO van Arnhem liet zich ontvallen dat hij onder de indruk was van hoe zijn eigen organisatie in samenwerking met Visma Circle het project had voorbereid en uitgevoerd. Hij was ontzettend trots op het totale team en de ambassadeurs die zich in de organisatie laten horen. Daarbij realiseert hij zich dat Arnhem klaar is voor de toekomst met een zaaksysteem dat zich blijft doorontwikkelen.
Arnhem koos ervoor om de interne communicatie naar een nieuw professioneel plan te trekken en organiseerde professionele online sessies. Hierin kwamen alle sleutelfiguren aan het woord en namen ze de kijkers mee in wat dit voor hen betekent. Op deze wijze voelden alle eindgebruikers, ook diegenen die er niet dagelijks bij betrokken waren of mee werken zullen, zich betrokken en gehoord.
