door Wouter van den Eerenbeemt, op 23 april 2024
In april 2023 was het zo ver. De gemeente Boekel gunde Visma Circle om ze te voorzien van een nieuw zaaksysteem: Djuma! Hiermee stonden wij voor de mooie uitdaging om het dienstverleningsniveau van de gemeente naar een hoger niveau te tillen. Dit betekent niet alleen dat 85 medewerkers, maar ook 11.300 inwoners en 1.570 inwoners erop vooruit gaan.
Visma Circle onderscheidt zich graag met de implementatie van haar software en bij gemeente Boekel kregen we hiervoor volledig de kans. Met een uitgebreide sprintaanpak samen met key-users zijn 100 van de 200 processen waarmee Boekel live gaat niet bedacht door beheerders, maar écht ontwikkeld samen met de gebruikers. Meer dan de helft van alle medewerkers woonde de Lagerhuissessies bij. Dit is een implementatiedienst van Visma Circle die wij organiseren om klanten te faciliteren bij het maken van werkafspraken voor een nieuw zaaksysteem en richtlijnen voor het effectiever zaakgericht werken.
Naast de organisatie heeft ook de techniek niet stilgestaan. De gemeente Boekel krijgt met de inzet van Djuma ook functioneel veel meer, zoals de mogelijkheden om digitaal te ondertekenen en de handige documentgenerator. Daarnaast is Djuma gekoppeld aan onder andere iBabs als raadsvergaderoplossing, de Gegevensmakelaar en Microsoft 365.
Op 8 april was het zover, de gemeente Boekel ging live met Djuma. Dit begon met een aftrap in de raadzaal, waar een groot deel van de organisatie aanwezig was. Daarna kon men aan de slag met gebruik van het zaaksysteem en dat is vlekkeloos verlopen.
