Gemeente Hulst kiest voor Djuma Zaaksysteem

De gemeente Hulst sloot onlangs een samenwerkingsovereenkomst met Visma Circle. Doel is zaakgericht werken gemeente-breed te implementeren. Daarom kiest de Zeeuws-Vlaamse gemeente voor levering van Djuma Zaaksysteem en Djuma Klantcontactsysteem inclusief organisatorische implementatie. Hiermee realiseert Visma Circle voor de medewerkers, inwoners en ondernemers van Hulst een moderne en gebruikersvriendelijke oplossing in de cloud.

Gemeente Hulst is zich ervan bewust dat digitaal zaakgericht werken sinds geruime tijd een belangrijk instrument is om de kwaliteit en doorlooptijd van de gemeentelijke dienstverlening te bewaken en informatie digitaal te verwerken. Daarnaast draagt het bij aan het standaardiseren van werkprocessen, waardoor informatie beter vindbaar is.
Aanleiding voor het uitschrijven van een Europese aanbesteding was dat de bestaande systemen verouderd of zelfs end-of-life waren. Visma Circle won de aanbesteding op puntenaantal en vertrouwen in de software en diensten. Hulst gaat hiermee een langdurige partnership aan met Visma Circle.

Men wil zaakgericht werken gemeente-breed implementeren om deze doelen te behalen:

• bijdragen aan het grip krijgen en houden op de kwaliteit van de bedrijfsvoering;
• een proces georiënteerde wijze van werken, gericht op het leveren van het resultaat faciliteren;
• het voor ‘de klanten’ mogelijk maken om via alle mogelijke toegankelijke kanalen producten en diensten af te nemen en 24/7 toegang te krijgen tot alle voor hen relevante informatie over de uitvoering van de processen;
• processen optimaal gaan gebruiken en naadloos op elkaar te laten aansluiten;
• optimale digitale dienstverlening;
• inzicht in de voortgang van de processen en het verlenen van de diensten;
• informatie over werkprocessen eenvoudig deelbaar maken, altijd oproepbaar en beschikbaar;
• voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de nieuwe Archiefwet, Wet Open Overheid (Woo), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en rechtmatigheid.

Djuma biedt als zogenaamd generiek zaaksysteem een uitstekende oplossing voor al deze uitdagingen.

Om haar doelen te realiseren neemt Hulst niet alleen Djuma Zaaksysteem en Djuma Klantcontactsysteem af, maar ook Djuma Teams; de beste combinatie van projectmatig én zaakgericht werken, hiermee ondersteunt de gemeente de medewerkers die weliswaar gestructureerd maar vanwege hun functie of werkzaamheden nauwelijks zaakgericht hoeven te werken.

Met Djumalytics NAW heeft de gemeente dan ook meteen een uitstekende methode in huis om de NAW-gegevens op binnenkomende documenten eenvoudig en foutloos te herkennen. Het Djuma Klantportaal zorgt ervoor dat inwoners en ondernemers op digitale wijze 24/7 online producten en diensten bij de gemeente kunnen aanvragen en ook de status van hun aanvraag eenvoudig kunnen volgen.

De gemeente bedient 250 medewerkers en verzorgt de digitale dienstverlening voor 27.000 inwoners en 2.215 ondernemers.

Naast de software kiest Hulst ook voor de bewezen agile implementatiemethodiek van Visma Circle. Belangrijk omdat, wil je succesvol zijn, altijd ruime aandacht besteed dient te worden aan het organisatorische deel. De beste basis voor succes en vertrouwen. Dit garandeert betrokkenheid en enthousiasme bij de medewerkers en verbetert daarnaast de dienstverlening richting inwoners en ondernemers.

Vertegenwoordigers van gemeente Hulst en Visma Circle proosten op een succesvolle samenwerking!