door Wouter van den Eerenbeemt, op 4 april 2024
Gemeente Wierden, gelegen in Twente, koos onlangs via een selectietraject voor Djuma van Visma Circle. De Overijsselse gemeente gaat hiermee de digitale dienstverlening richting haar inwoners en ondernemers naar een hoger plan trekken. Tijdens dit proces zocht de gemeente een betrouwbare partner voor het implementeren van organisatiebreed zaakgericht werken.
De gemeente Wierden staat midden in de samenleving. Haar klanten zijn een doorsnede van de samenleving; ruim 24.000 inwoners en bijna 3.070 ondernemers. Voor al deze klanten wil zij een betrouwbare dienstverlener zijn en blijven. Wierden is een gemeente die volop in ontwikkeling is. Niet alleen op het gebied van wonen, werken en recreëren, maar ook als organisatie. Onder de noemer ‘Expeditie Wierden’ wil ze haar organisatie nog beter laten aansluiten op de wensen van onze inwoners. Ieder vanuit zijn eigen functie.
Wierden zocht een nieuw zaaksysteem. Het bestaande verouderde on-premise zaaksysteem moest vervangen worden door een modern state-of-the-art zaaksysteem in de cloud. Omdat Wierden domein gericht werkt (per domein een eigen softwaresuite inclusief archief- en publicatiemodules) met vakspecifieke applicaties zal het zaaksysteem primair ingezet worden voor de zogenaamde ‘weesprocessen’. Het gaat om ongeveer 175 processen.
Om een goed beeld te krijgen van de verschillende zaaksystemen en processen deed de gemeente vooronderzoek door middel van werkbezoeken bij collega gemeenten. Hieruit kwam een shortlist waarmee ze de vervolgfase gingen. Tevens liet Wierden zich voorafgaand adviseren door een onafhankelijk adviesbureau over de toekomst van zaakgericht werken.
Wierden kiest voor Djuma Zaaksysteem voor flexibel en laagdrempelig zaakgericht werken. Daarnaast zet ze Djuma Formulieren en Djuma Klantportaal in voor transparante communicatie met haar inwoners en ondernemers en ondersteunt ze het complexe bestuurlijke besluitvormingsproces ook met Djuma. Visma Circle ondersteunt het projectteam ook met een organisatorische implementatie om de meest optimale adoptie bij de eindgebruikers te borgen.
