door Wouter van den Eerenbeemt, op 23 juli 2021
Visma Circle is met vlag en wimpel geslaagd voor de ‘proof of concept’. Een soort test of hetgeen ze heeft beloofd ook waargemaakt kan worden. Daarom is nu de voorlopige overeenkomst voor de levering, configuratie en implementatie van een zaaksysteem met Document Management Systeem (DMS) - en Records Management Application (RMA) met de gemeente Heerlen omgezet in een definitieve samenwerkingsovereenkomst.
Begin 2019 ontwikkelde de gemeente Heerlen binnen het kader van de reorganisatie, een visie op digitalisering. Ze zetten een project Slim Digitaal Samenwerken op waarmee de gemeente haar dienstverlening richting ondernemers en inwoners wil optimaliseren. Daarnaast werkt de gemeente Heerlen met het nieuwe zaaksysteem toe naar een volgende stap in digitaal archiveren.
Na het succesvol doorlopen van het Proof of Concept, waarbij het aanbod van Visma Circle op de proef werd gesteld om zeker te weten dat wat op papier stond ook in het echt kon, concludeert Gemeente Heerlen dat er een grote mate van deskundigheid is en er goed wordt meegedacht en gevraagd en ongevraagd geadviseerd over de te maken keuzes. Daarbij waren de resultaten uit de functionele testen ook een prima basis om verder mee te gaan. Daarom gaan Heerlen en Visma Circle een definitieve samenwerkingsovereenkomst aan. Deze werd afgelopen dinsdag, 20 juli, officieel beklonken door Marko Adema, directeur van Visma Circle en Aad Schepers, domeinmanager Middelen van Gemeente Heerlen.
De volgende stap is het verder invoeren van het zaaksysteem en de nieuwe manier van werken. Heerlen is ervan overtuigd dat de ontwikkeling van de digitale volwassenheid en het implementeren van zaakgericht werken een wezenlijke bijdrage levert aan de verbetering van de bedrijfsvoering en de dienstverlening naar burgers en bedrijven.
De projectgroep proost op de totstandkoming van de samenwerkingsovereenkomst.
Vlnr: Joost Moberts, Projectleider (VC), Aad Scheepers, Domeinmanager Middelen (Heerlen), Mike de Wilde (VC), Cynthia Weng, Teamleider Informatiemanagement (Heerlen), Marko Adema, Directeur (Visma Circle), Rob Ponsen, Senior Projectleider Zaakgericht Werken (Heerlen)
