door Wouter van den Eerenbeemt, op 19 december 2023
Het participatiebedrijf KempenPlus kiest voor Djuma van Visma Circle. Door middel van een aanbesteding is het participatiebedrijf van de Kempengemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-De Mierden bij Visma Circle uitgekomen. De organisatie zocht een digitale oplossing met een koppeling voor de grootste afdeling die werkt met honderden cliëntendossiers. Kortom, een zaaksysteem. Met Djuma gaan ze nu voortvarend aan de slag!
KempenPlus is als participatiebedrijf verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet, (delen van) de Inburgeringswet en de Wet sociale werkvoorziening in de aangesloten Kempengemeenten. Als Djuma volledig in gebruik is, gaan er 130 gebruikers mee aan de slag. Zij helpen dagelijks de 600 cliënten van het participatiebedrijf. Ook de inwoners van de Kempengemeenten krijgen via KempenPlus ondersteuning om terug aan het werk te gaan.
Het doel van de Europese aanbesteding was het vinden van een oplossing waarmee KempenPlus digitaal kan gaan werken en haar dienstverlening kan verbeteren. Hierbij is het uitgangspunt een digitale oplossing met een koppeling voor de cliëntendossiers van de afdeling Werk, Ontwikkeling en Inkomen (WOI) ingericht op de aanwezige werkprocesinrichting van de vakapplicatie. Ook het Bestuur en de Stafafdeling - die voornamelijk te bewaren archief produceren - sluiten aan op de nieuwe werkwijze. Met Djuma zet de organisatie een belangrijke stap in een digitaal tijdperk, waarbij ze eenvoudig en eenmalig digitale informatie opslaat en terugzoekbaar maakt. Daarbij komt KempenPlus met Djuma tegemoet aan de wens voor een digitaal archief dat voldoet aan de Archiefwet.
Momenteel legt KempenPlus nog ontvangen documenten vast in een verouderd systeem dat niet meer voldoet aan moderne eisen en wensen. Documenten die de afdeling Werk, Ontwikkeling en Inkomen (WOI) ontvangt, registreert men in een vakapplicatie op de afdeling zelf. Dit geldt ook voor digitaal ontvangen documenten en webformulieren. Er wordt daarnaast nog gebruik gemaakt van analoge dossiers omdat de vakapplicatie niet beschikt over een digitale archiverings- en vernietigingsoplossing.
Djuma Zaaksysteem lost deze situatie blijvend op! Hiervoor combineert KempenPlus het zaaksysteem ook met Djuma Klantcontactsysteem, Djuma Klantportaal (voor het persoonlijke internet portaal), Djuma Bestuurlijke Besluitvorming, Djuma Documentcreatie en een moderne koppeling met Microsoft Office 365.
Visma Circle levert daarnaast diensten die zijn gericht op een effectieve organisatorische implementatie met speciale focus op verandering van houding en gedrag. Djuma gaat de werkwijze bij KempenPlus verbeteren en in positieve zin veranderen. Bij deze diensten kun je denken aan Djuma Heatmap, Djuma Experience, Lagerhuissessies, Zaaktype implementatie, een specifieke inrichting voor het werken met bestuurlijke besluitvorming en diverse trainingen, met zowel eindgebruikers als train-de-trainer.
Onlangs vond het tekenmoment plaats om de samenwerking te bezegelen en hierbij waren de volgende personen aanwezig:
Lambert Kuppen (Teammanager Inkomen & Handhaving KempenPlus), Paul Esser, Roderick Sabandar, Sophie Tinnemans (Manager Bedrijfsvoering KempenPlus), Frank Maas (Adviseur Informatievoorziening KempenPlus), Marko Adema, Toine Jansen (Applicatiebeheerder Zaaksysteem KempenPlus), Sandra Sip (Functioneel projectleider KempenPlus), ontbrekend op de foto zijn Jeroen LeBon (technisch projectleider SSC de Kempen) en Jet Raes (Medewerker PSA).
