door Wouter van den Eerenbeemt, op 5 juli 2022
Het VISTA college uit Zuid-Limburg was al klaar voor de toekomst om in de regio een breed en modern opleidingsaanbod aan te bieden. Omdat hierbij ook een modern post-, archief- en zaakgericht werken systeem hoort, kiezen ze nu voor Djuma. Deze keuze kwam tot stand door een gedegen openbare Europese aanbesteding waarbij de combinatie van software en diensten van Visma Circle als beste scoorde.
VISTA college ontstond uit een fusie in 2019 tussen tussen Arcus College en ROC Leeuwenborgh en is een onderwijsorganisatie voor Middelbaar Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie in de regio’s Maastricht, Parkstad en Sittard-Geleen. De organisatie verzorgt met ca. 1.500 medewerkers onderwijs aan ca. 15.000 studenten. Limburgse krachten voor morgen ontwikkelen. Dat is hun missie.
In de aanbesteding wenst het VISTA college een volledig werkende toekomstbestendige DMS-, RMA en P&A voorziening. Hiermee wil ze de volgende doelstellingen bereiken:
- Eenduidige werkwijze
- Vindbaarheid
- Delen en samenwerken
- Documenten met elkaar in verband brengen
- Procesbewaking
- Voldoen aan (Wettelijke) eisen
Met de keuze voor Djuma van Visma Circle halen ze een uitstekende oplossing voor het integraal voorzien in ondersteuning voor post en archief, workflowmanagement en procesondersteuning in huis. Hierbij ligt de nadruk op het archief rondom studentendossiers waarbij Visma Circle ook een koppeling met het onderwijsinformatiesysteem van Eduarte en andere primaire applicaties legt.
Djuma vervangt hierbij twee verouderde DMS en postregistratiesystemen waarmee het niet mogelijk was om op een eenduidige manier te werken en te voldoen aan het documentstructuurplan van de MBO-raad
Na livegang krijgen alle medewerkers toegang tot het systeem. Als studenten of medewerkers van Onderwijsadministratie en Examenbureau via Eduarte de documenten gerelateerd aan relevante studentendossiers willen inzien, zal Djuma deze - indien de daartoe geautoriseerd - aanleveren.
Visma Circle zal Djuma Teams inzetten ter ondersteunen van medewerkers die projectmatig werken, zowel in de eigen organisatie als in samenwerking met externen. Hiermee ligt ook een duidelijk link met het documentmanagementsysteem zodat de juiste documenten ook op daartoe vereiste wijze worden opgeslagen.
De ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst vond plaats op 4 juli bij VISTA college in Sittard. VISTA college was vertegenwoordigd door Leon Sprooten, Informatiemanager (r) en Visma Circle door Luuk van den Boom, Directeur.
