Sinds op 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking trad ter vervanging van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) is er alweer het een en ander gebeurd. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft besloten te stoppen met PLOOI, het Platform Open Overheidsinformatie. Het blijft enigszins onzeker wat er nu moet en gaat gebeuren met PLOOI, maar dat overheden meer informatie openbaar moeten gaan maken staat wel vast.
Zo, dat waren wel erg veel afkortingen. Laten we de boel even opfrissen.
Even een stukje geschiedenis om er weer in te komen. Zoals bekend moeten overheden van de Woo hun informatiehuishouding op orde hebben, waarbij informatie actief openbaar moet worden gemaakt en duurzaam toegankelijk moet zijn. Daarvoor zou PLOOI als landelijke voorziening worden gerealiseerd door de overheid. Eerder schreven we er al een blog (Wet Open Overheid: Transparantie komt niet vanzelf) over.
Toen kwam op 23 december 2022 het bericht naar buiten dat het PLOOI-project was stilgezet. De nieuwsvoorziening rond dit gegeven was op z’n zachtst gezegd divers. Want was het nou stopgezet, ging het door in een afgeslankte variant of was er nog iets anders aan de hand? Een aantal centrale overheidswebsites bleek bijna een half jaar lang offline te zijn geweest, zoals openbesluitvorming.nl. Daarbij moet opgemerkt worden dat de ontwikkelingen bijna niemand zijn opgevallen. Hoe relevant is het dan dat we proberen om een centrale voorziening te krijgen en wéér een overheidswebsite aan het assortiment toe te voegen? Is het niet veel verstandiger om het bij de bron te regelen, dus bij gemeenten, provincies en waterschappen zelf? De vraag stellen is hem beantwoorden.
In de praktijk is dat allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. Want niet alleen moet er nu veel meer informatie openbaar worden gemaakt, maar die informatie komt vaak ook nog uit verschillende systemen. Gelukkig is er een coulanceregeling en moeten we ons in eerste instantie richten op zaken als nieuwe Woo-verzoeken en convenanten. Maar hoe kunnen overheden op een eenvoudige manier starten met deze allesbehalve eenvoudige taak?
Als overheidsorganisatie moet je zelf de publicatie gaan regelen. Uiteindelijk moet er een centrale zoekindex komen waarin iedereen naar de stukken van overheden kan zoeken. Dat betekent wel dat die stukken oproepbaar moeten worden gemaakt voor die index. Ze moeten publiceerbaar zijn. De data blijven dan gewoon bij de overheden zelf staan (bij de bron dus!), maar zijn wel te doorzoeken, net als bij Google. De index verwijst naar de data, maar heeft ze niet lokaal opgeslagen staan. Die decentralisatie is veel logischer dan weer beginnen aan het kopiëren van allerlei informatie. Denk aan Common Ground!
Met de Woo komt er een grote verandering op overheden af, die je kunt vergelijken met de komst van de AVG. Bij het ontwerp van het nieuwe systeem moet het al toegankelijk zijn, omdat je alle stukken actief openbaar moet maken. Dat komt dus neer op een verandering van je informatiecultuur. Hoe ga je informatie bij de bron beschikbaar maken? Hoe wil je omgaan met het eventueel zwart lakken van gevoelige informatie? Wellicht is het slim om direct bij de bron al rekening te houden met de mogelijkheid tot anonimisering.
Uiteindelijk krijg je te maken met een publicatieproces waarin je vastlegt hoe je informatie naar buiten brengt vanuit je verschillende systemen, volgens geldende wet- en regelgeving, op een openbare plaats terwijl je er ook nog controle over houdt en het materiaal vindbaar blijft. Dat is niet niks.
Nu hebben we je wel warm genoeg gemaakt. Visma Circle helpt je natuurlijk graag met de klus die voor je ligt, ook als je (nog) geen klant bij ons bent. Eigenlijk wil je een stukje gereedschap hebben dat je op je huidige, eigen applicatielandschap aan kunt sluiten waardoor alle data beschikbaar worden. Je zoekt als het ware een component als aanvulling op je platforms die openbaar publiceren mogelijk maakt. Dat doet Djuma OpenInfo.
Verzoeken die binnenkomen in Djuma OpenInfo worden volgens een vast werkprogramma behandeld. Het publicatieproces van Djuma OpenInfo bestaat uit een vijftal stappen.
Aan de voorkant maak je gebruik van een Google-achtige zoekmachine. Dit is de plaats waar inwoners, ondernemers, journalisten en onderzoekers hun zoektocht en verzoeken starten. Hierin kunnen ze zoeken op titels van stukken, maar ook in de feitelijke teksten van de stukken en de metadata. Verder kun je filteren op jaren en zie je uit welk dossier een bepaald stuk komt. Dat is handig voor context en om de samenhang te zien. Zo gaat het veel verder dan een reguliere fulltext-zoektocht. Hierdoor is de tool niet alleen handig voor de groepen die we hierboven beschrijven, maar ook voor medewerkers van de overheid zelf. Zij kunnen op een snelle en eenvoudige manier door hun eigen materiaal speuren.
In het kader van Common Ground houden we informatie beschikbaar bij de bron en maken we geen kopieën. Dat was ook een van de nadelen van PLOOI. Met Djuma OpenInfo blijft alles op één plek opgeslagen en de verantwoordelijkheid blijft ook bij de overheid. En hoe de toekomst er ook uitziet: met Djuma OpenInfo heeft elke mogelijke variant van PLOOI een plek om naar te verwijzen. Zo voldoe je aan de huidige nieuwe wet en ben je klaar voor wat er komen gaat.
Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je de mogelijkheden eens doornemen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via het formulier.
Vul hieronder snel het formulier in, dan neemt een van onze experts contact op om te horen hoe we jou en jouw organisatie het beste van dienst kunnen zijn. Uiteraard vrijblijvend!
