Klimaatverandering, kansenongelijkheid en de coronacrisis – als maatschappij krijgen we het op verschillende vlakken te verduren. Daarbij is het zorgwekkend om te zien dat het vertrouwen in de overheid keldert. Waar in april 2020 nog ongeveer 70% van de bevolking met vertrouwen naar de overheid keek, is daar in september 2021 minder dan 30% van over. In recent onderzoek kom je zelfs termen als ‘laagvertrouwensamenleving’ tegen[1]. De kinderopvangtoeslagaffaire maakt het er allemaal niet beter op.
Een veelgehoord probleem met overheden is het gebrek aan transparantie. Als je zorgt dat het werk dat gedaan wordt inzichtelijker wordt, heb je een groot deel van de oplossing in handen. Een van de wetten die dit mogelijk moet gaan maken is de Wet open overheid (Woo). Deze initiatiefwet is in het leven geroepen om (semi-)overheden transparanter te maken door publieke informatie te openbaren. Zo moet die informatie vindbaar, uitwisselbaar, goed te archiveren en eenvoudig te ontsluiten zijn. De wet dient als opvolger van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) en treedt op 1 mei 2022 in werking[2].
De nieuwe Woo heeft betrekking op drie onderdelen waar overheidsinstanties mee aan de slag moeten:
Laten we eens inzoomen op ieder van deze drie onderwerpen.
Iedere ambtenaar binnen de overheid creëert of verwerkt informatie. Daarmee is informatie een van de belangrijkste ‘grondstoffen’ voor werkprocessen binnen de overheid. Jarenlang lag de focus bij de overheid op digitalisatie. Het papieren archief werd een digitaal archief, het gemeenteloket werd een website met online formulieren. Nu deze digitale informatie een steeds grotere rol krijgt in de bedrijfsvoering van de overheid, moet de behandeling ervan ook in orde zijn. Je wilt dat gegevens vindbaar, toegankelijke en betrouwbaar zijn.
Die groeiende stroom informatie wordt daarbij steeds complexer en moeilijker te beheersen. Gegevens worden op veel verschillende plekken opgeslagen, bijvoorbeeld e-mailboxen, netwerkschijven of versplinterd in vakapplicaties. Omdat informatie op alle plekken in de organisatie ontstaat, vraagt het op orde brengen van de informatiehuishouding grote inspanning. De implementatie van de Woo raakt zo de hele organisatie, niet alleen de ICT, de juridische afdeling of het informatiekundige team.
Toch is er in de praktijk vaak nog sprake van informatiechaos, door de versplintering van informatie die we hierboven noemden. Dit komt de transparantie en dus de controleerbaarheid niet ten goede, terwijl je daar juist naar op zoek was[3]. Een zaaksysteem kan dan helpen met het op een juiste manier opslaan van informatie en het voorzien van metadata.
De Wob maakt het nu al mogelijk om overheidsinformatie op te vragen. Hierbij wordt uitgegaan van passieve openbaarmaking. De Wet open overheid gaat een stap verder en verplicht (semi-)overheden tot actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Informatie moet dus zonder verzoek ter beschikking worden gesteld. De publicatie van deze documenten vindt plaats op PLOOI, het Platform Open Overheidsinformatie. Het zal nog niet mogelijk zijn om aan te sluiten op PLOOI op het moment dat de nieuwe wet in werking treedt op 1 mei 2022. De verwachting is nu dat dat begin 2023 wordt[4].
Je kunt je voorstellen dat het ook voor actieve openbaarmaking van groot belang is dat de informatiehuishouding op orde is. Organisaties moeten weten welke documenten gepubliceerd moeten worden op PLOOI. Ook moeten documenten wellicht nog geanonimiseerd worden voordat ze klaar zijn voor publicatie.
Eerder concludeerden we dat digitale informatie snel groeit en daarmee de complexiteit van de informatiehuishouding. Het is belangrijk dat deze digitale informatie goed bewaard wordt, vindbaar is en dat ook blijft. Dit noemen we duurzame toegankelijkheid. Het Nationaal Archief omschrijft duurzame toegankelijkheid als volgt[5]:
Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.
En dat maakt het precies zo’n uitdaging in dit tijdperk van digitale informatie. Door versplintering van systemen en de exponentiële groei van informatie is het een steeds grotere uitdaging om informatie op orde te houden en dus duurzaam toegankelijk. Daarbij moet de overheid volledige en betrouwbare informatie aan blijven kunnen leveren in een kort tijdsbestek. Met de komst van de Wet open overheid zal dit spanningsveld verder toenemen[6].
Als leverancier van zaaksystemen erkennen wij het belang van een goede informatiehuishouding. Met ons Djuma Zaaksysteem zorgen we ervoor dat archivering en vernietiging geborgd zijn en dat informatie altijd beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat onze klanten altijd verantwoording af kunnen leggen.
In Djuma is het al mogelijk om documenten te anonimiseren, hiervoor integreren wij in Djuma op gebruikersvriendelijke wijze met een aantal professionele anonimiseringstools. Dit maakt het als de wet ingaat voor onze klanten straks makkelijker om informatie actief openbaar te maken. Ook houden we de ontwikkelingen rondom de PLOOI API nauwlettend in de gaten.
Wil je meer weten over het oplossen van het effect dat de Wet open overheid heeft op jouw organisatie? Vul dan hieronder vooral het formulier in. Wij laten jou graag laagdrempelig kennismaken met de wijze waarop wij op geïntegreerde wijze, maar ook los een totaaloplossing voor de Wet open overheid bieden voor alle overheidsorganisaties. Vul gerust het formulier in!
Deze items over Dienstverlening
