Hoe gaat je software-implementatie goed van start?

Eindelijk! Het contract is getekend, de projectgroep wordt gevormd en we kunnen aan de slag met de agile implementatie van ons nieuwe zaaksysteem Djuma! Maar wacht eens even! Hoe begin je zo’n implementatie? Waar sta je als organisatie eigenlijk én waar vind je de meest voor de hand liggende kansen? 

Laten we eens in de spiegel kijken! 

We willen meteen een vliegende start, maar niet ondoordacht. Om de stand van de organisatie écht te leren kennen is inzicht in de huidige werkwijzen, gewoontes en ambities van jouw organisatie essentieel. Deze stand van zaken brengen we in kaart met deskresearch, werkplek-observaties, interviews en optioneel zelfs een complete Why, how, what-Workshop. Daarom is een van de belangrijkste onderdelen van de agile Djuma implementatie, zoals wij het noemen, de Organisatiecheck. 

Eigenlijk moet je het zien als een smakelijke cocktail. Je hebt genoeg en vooral de juiste ingrediënten nodig om een succesvolle cocktail te mixen. Met de organisatiecheck stemmen we de implementatieaanpak slim af op de ambitie, kennis, vaardigheden, beschikbare voorzieningen en middelen van de organisatie. Dus met het uitvoeren van de Organisatiecheck vinden we de specifieke ingrediënten die passen bij jouw organisatie. Zo smaakt die cocktail uiteindelijk het lekkerst en wordt hij dus graag helemaal opgedronken.  

En omdat we – om maar even in de metafoor te blijven – ervoor kiezen om een Virgin cocktail te maken, ontstaat er hierdoor meteen een messcherpe focus op kansen, belemmeringen en aandachtspunten. Dat klinkt natuurlijk allemaal goed, maar hoe verzamel je de juiste ingrediënten en mix je ze tot een goed smakend eindresultaat? 

Deskresearch 

Allereerst starten we met deskresearch om de visie en ambitie rondom digitaal zaakgericht werken in kaart te brengen. We zoeken naar een beeld van de karakteristieken van de organisatie. Hoe groot is de organisatie? Is het hiërarchisch georiënteerd en wat leert ons de historie van veranderingen? 

Werkplekobservaties 

We nemen indien mogelijk een (virtueel) kijkje op de werkplek om te zien hoe mensen werken. Liggen er bijvoorbeeld bergen papier of gaat alles al volledig digitaal? Wat kunnen we samen nog verbeteren en hoe staan medewerkers tegenover verandering? Zo krijgen we een beter beeld van wat er allemaal (nog meer!) speelt in de verschillende teams. 

Interviews 

Na het deskresearch en werkplekobservaties starten we met interviews. We interviewen de stakeholders, zoals een hoofd dienstverlening, adviseur informatiebeheer en medewerkers uit verschillende teams en lagen van de organisatie. Met stellingen zoals”Ik ben bekend met de term zaakgericht werken” en ”Mijn afdeling is bekend met de term zaakgericht werken” achterhalen we de staat van de kennis en vaardigheden, het gevoel van urgentie en de reactie op verandering. Dit zijn belangrijke factoren waarmee we rekening moeten houden verderop in het proces. 

Essentieel zijn de tips en trucs die medewerkers meegeven. Wat vinden ze belangrijk bij de implementatie? Waar gaat het goed en wat zijn aandachtspunten? Voor het krijgen van een goed gevoel bij de organisatiecultuur zijn deze interviews cruciaal. Medewerkers voelen zich vroegtijdig in het proces gehoord en zo planten we de eerste zaadjes voor een succesvolle implementatie! 

Why-how-what-Workshop 

Een extra optie is om met ons de workshop Why, how what te doorlopen. Hiermee vinden we een door de organisatie gedragen antwoord op de vraag “waarom doen we dit eigenlijk allemaal”? Simon Sinek zette deze methodiek, de Golden Circle genaamd, op papier en bood hiermee een nieuwe kijk op het zoeken naar het doel van je organisatie. En als je denkt dat zelfs in een overheidsorganisatie het product of de dienst centraal staat, dan is dat precies waarom deze workshop voor jullie ook relevant is. (spoiler: die staan niet centraal)  

What’s next?! 

De optelsom van onze bevindingen delen we met de opdrachtgever en de directie of het managementteam om ook in de top een breed draagvlak en betrokkenheid te creëren. Adoptie van een nieuw zaaksysteem valt of staat namelijk met het enthousiasme van afdelingshoofden / teamleiders die een voorbeeldfunctie vervullen in houding en gedrag. Zij vertegenwoordigen het belang in de organisatie en maken de prioriteit en het commitment duidelijk.  

Daarom betrekken we hen in een vroeg stadium en op basis van hun input én de resultaten uit de organisatiecheck slijpen we de implementatieaanpak fijn en maken deze passend voor jouw organisatie en gebruikers. En precies hiermee maak je meteen een vliegende doordachte start en geef je het startschot om met de volgende onderdelen aan de slag te gaan! 

Dat smaak vanzelf naar meer!