Jij wilt op een prettige manier met Djuma aan de slag kunnen gaan. De zaakgerichte benadering moet jouw manier van werken efficiënter, overzichtelijker en logischer maken. Natuurlijk heb je daarvoor kennis van Djuma nodig, maar Djuma ook kennis van jou. Wat wil je kunnen met het zaaksysteem? Hoe gaan we het samen voor je inrichten? En, last but not least, welke zaaktypen wil je terugzien in het systeem? Tijdens de zaaktypespeurtocht, onderdeel van onze agile implementatie, komen we samen tot de antwoorden op deze vragen. In dit artikel vertellen we je hoe we elk zaaktype definiëren en welk traject we met je afleggen voor jouw optimale configuratie van Djuma.
De opbouw van jouw zaaktypecatalogus
Zoals gezegd is de zaaktypespeurtocht een vast onderdeel van onze agile implementatie. Tijdens deze speurtocht kijken we samen met verschillende afgevaardigden (key users, ambassadeurs of sprintleden) uit je gehele organisatie naar wat jullie nodig hebben om jullie processen in Djuma te behandelen. In een aantal themasessies van gemiddeld een week kijken we naar de inrichting van de zaaktypecatalogus van jouw organisatie. In de regel gaat het hier om vier sessies, met de thema’s warming-up, route, crowd, en timing. Na elke sessie hebben we een herzien prototype van de processen in Djuma voor jullie klaar staan die jullie kunnen testen. Hieronder geven we meer uitleg over de verschillende sessies. Let op: misschien is het voor jouw organisatie wel veel verstandiger om bepaalde thema’s samen te pakken of juist wat langer bij een onderdeel stil te staan. Dat is nou precies het mooie van de agile werkwijze: we hebben de ruimte om precies te doen wat nodig is om jullie processen op de passendste manier te implementeren.
Thema 1: Warming-up
Eerst maar eens voorbereiden op wat er komt. Samen met de sprintleden uit de hele organisatie kijken we naar wat we willen gaan doen. We houden de definitie van een zaaksysteem nog eens tegen het licht. Hierbij spelen we de impact game, een spel waarin we een werkdag simuleren. Op die manier laten we je collega’s de noodzaak ervaren van de stap naar zaakgericht werken en hebben ze meteen een (her)introductie. Worden klanten in jouw organisatie van het kastje naar de muur gestuurd? Krijgen ze wekenlang geen update over de status van hun zaak? Hoe anders werkt dat eigenlijk in Djuma?
Samen werpen we een blik op de zaaktypen die de organisatie gebruikt of kan gaan gebruiken (vaak gebaseerd op het DSP-model). Denk aan de aanvraag voor een verhuizing, grondaankoop of evenementenvergunning. Langzaamaan komen er al specifieke zaaktypen naar boven die je nog mist. Ook kijken we of er zaaktypen zijn die bijvoorbeeld logischerwijs afvallen. Heb jij een gemeente zonder water? Dan hoef je je al niet druk te maken over vergunningen voor ligplaatsen voor boten. Ook kijk je welk zaaktype door welk team behandeld wordt. Als je binnen je gemeente al zaakgericht werkt, heb je op deze manier een zinvol opfrismoment, doe je dat nog niet dan weet iedereen meteen waar hij of zij aan toe is.
De meeste processen wil je in Djuma in gaan richten, maar in sommige domeinen zul je gebruik maken van een vakapplicatie. In het eerste geval behandel je de zaken in Djuma, in het tweede geval kunnen de zaken via een koppeling in Djuma komen. Hierbij zijn we afhankelijk van de eisen die de koppeling of de vakapplicatie stelt en we richting het zaaktype de koppeling richten we daarop in. Het mooie van deze inventarisatie is dat je direct een overzicht krijgt van de processen die door de organisatie worden behandeld. We inventariseren ook gelijk of er een e-formulier nodig is.
Aan het eind van dit thema hebben we een goed overzicht van welk team welke zaaktypen gebruikt, nodig heeft, hoe je ze noemt, welke ontbreken, welke processen we in Djuma in gaan richten en welke processen in een vakapplicatie worden behandeld. Eigenlijk is dit ook meteen de belangrijkste stap. De gebruiker ziet het nut en de functionaliteit van het inzetten van een zaaksysteem, wat onmisbaar is voor het creëren van draagvlak.
Thema 2: Route
Nu we een overzicht hebben van welke zaaktypen er in Djuma terecht moeten komen, kunnen we de verschillende processtappen in gaan richten. Aan het begin van dit thema komen we weer met de sprintleden bij elkaar en kijken we wat je nodig hebt bij elk zaaktype. Welke stappen komen er kijken bij de aanvraag van een evenementenvergunning? Registreren, beoordelen, behandelen, besluiten, afhandelen… Welke van deze stappen zijn generiek en welke zijn uniek? En hoe wil je ze gaan noemen? Wat zijn de verschillen tussen interne en externe processen? Per zaaktype stellen we een geordende tijdlijn op met daarop de processtappen in een logische volgorde. Verder bepalen we wanneer we de initiator (de aanvrager) een statusupdate van zijn of haar zaak sturen. Ook kijken we welke documenttypen je nodig hebt bij het behandelen van de zaak. We formuleren checkvragen die ervoor zorgen dat je geen gegevens of stappen vergeet. Bijvoorbeeld als een bepaald zaaktype de status ‘beoordeeld’ krijgt, wil je zeker weten dat een specifiek document aanwezig is. Hiervoor bouwen we checks op de tijdlijn in Djuma. Daarnaast kijken we welke gegevens (eigenschappen) we bij een zaak willen vastleggen, bijvoorbeeld om rapportages op te kunnen baseren.
Thema 3: Crowd
In het derde thema gaan we per zaaktype kijken naar de betrokkenen, zowel intern als extern. Met wie werk je samen aan een zaak? Wie moet welke rechten krijgen? Hoe zit het met de vertrouwelijkheid? Wie krijgt toegang en wie mag wijzigingen doorvoeren?
Thema 4: Timing
Tijd voor de termijnen. Hoe zit het met wettelijke termijnen en hoe kijken jullie zelf naar de tijd waarin je een bepaalde zaak afgerond wilt hebben? Is er een verschil tussen jullie servicenormen en de wettelijke voorschriften? Misschien wil je je dienstverlening verbeteren en sneller zijn dan de wettelijke termijn. Ook bewaartermijnen komen aan bod. Alles regelen we in en automatiseren we.
Je zaaktypecatalogus staat klaar!
Tijdens de thema’s heb je steeds een geüpdatete versie van de zaaktypen in Djuma mogen testen, waarin de zaaktypen telkens specifieker en gerichter voor het team zijn ingericht. Op basis van jouw input en die van de andere sprintleden hebben we Djuma steeds verder bijgeschaafd. Nu presenteren we de eindversie aan jullie, compleet met de werkafspraken die jullie onderweg hebben opgesteld. Zo weten jullie meteen hoe de verschillende teams omgaan met het oppakken van nieuwe taken en het vullen van de werkvoorraad.
En dan nu tijd voor de ultieme test: de escaperoom. Is jouw kennis van Djuma goed genoeg om binnen de tijd weer buiten te staan? Dan ben je klaar om efficiënt aan de slag te gaan met jouw nieuwe zaaksysteem dat we op maat hebben ingericht voor je gemeente. Want hoe mooi we alles ook voor je bouwen en klaarzetten, je moet Djuma wel door de hele organisatie op een goede manier gebruiken. Schrik trouwens niet, jullie krijgen nog een vlotte training om te zorgen dat al je collega’s net zo wegwijs in Djuma zijn als jij.
Zelf aan de slag? Makkelijk!
Het is voor functioneel beheerders van Djuma trouwens zeer eenvoudig om zelfstandig bestaande zaaktypen te wijzigen of nieuwe aan te maken. Hierbij houdt Djuma bijvoorbeeld zelfs rekening met de houdbaarheidsdatum van een zaaktype. Je wilt namelijk nooit twee dezelfde zaaktypen tegelijkertijd ‘live’ hebben, dat zou onduidelijkheid en twijfel in de hand werken. De opgehaalde informatie uit de thema’s kunnen functioneel beheerders van de organisatie ook zelf in Djuma verwerken. Consultants van Djuma bieden hierbij de ondersteuning die je nodig hebt.
Lees hier meer over onze dienstverlening, of klik hieronder op de whitepaper of blog over onze implementatiemethodiek.
