En dan heb je na zorgvuldige voorbereiding een zaaksysteem zoals Djuma. Maar hoe ga je daar eigenlijk mee werken? Wat betekent dit precies voor jouw dienstverlening? Kun je gewoon je huidige richtlijnen en afspraken toepassen of zijn ze niet meer actueel? Zitten die überhaupt nog goed tussen iedereens oren?
Allerlei vragen rijzen ineens op. Wij merken dat teams (of medewerkers…) daarbij vaak naar eigen inzicht gaan handelen. Men houdt maar weinig rekening met het feit dat iedereen voor dezelfde organisatie werkt. Dit soort vragen beantwoord je niet door navelstaren binnen jouw projectteam. Het is tijd om bij een grotere groep collega’s te rade te gaan! Maar hoe dan?
Okay. Niemand is een fan van ellenlange discussies waarbij managers vooral hun eigen gelijk willen halen. Nee, wij houden van tempo! Geluiden uit de praktijk! Verschillende inzichten, waar we zelf niet op zouden komen! En van een beetje pit 😊.
Dat zie je terug in onze Lagerhuissessies! Eén ruimte. Eén kant voor de “Ayes”. Eén kant voor de “Noes”. En medewerkers uit alle lagen van de organisatie, zodat we veel verschillende geluiden kunnen horen.
Onder begeleiding van een van onze consultants stellen we de groep bloot aan stellingen. Uiteenlopende thema’s komen aan bod, zoals: Digitale Dienstverlening, Digitaal (Samen)werken en Efficiënte Bedrijfsvoering. Af en toe gooien we hierbij een pepertje extra in de groep, laat die discussie maar komen!
Voor iedere stelling nemen we 10 minuten de tijd. Ieder tijdsblok eindigt met een zodanige formulering van de stelling dat het liefst 100%, maar zeker 80% van de deelnemers het ermee eens is. De overige 20% kreeg hierbij op zijn minst het inzicht waarom de individuele keuze niet de keuze van de organisatie in zijn geheel is. Zo krijg je de neuzen toch de goede kant op!
Komen we er in 10 minuten niet uit? Dan krijgt het onderwerp in een andere vorm een vervolg. No hard feelings.
Uiteindelijk verwerken wij de uitkomsten van de Lagerhuissessies in de guidelines. We toetsen deze aan beleid, wetten en de huidige afspraken binnen de organisatie. Het management mag ze dan bekrachtigen. Deze guidelines gelden namelijk niet alleen als basis voor de hele verdere implementatie van Djuma, maar voor digitaal en zaakgericht werken in het algemeen. Onmisbaar om te hebben dus!
Een lagerhuissessie kan ook 1,5 meter proof. In plaats van 2 drukke tribunes waartussen iedereen zich voortbeweegt, krijgt iedereen een vaste plek met een rood en groen vlaggetje. Zo geven ze hun mening over een specifiek onderwerp aan en houdt iedereen voldoende afstand. Iedereen komt net zo gezond het Lagerhuis uit als ze er ingingen.
Foto: Corona-proof Lagerhuissessie bij gemeente Apeldoorn.
