Pionieren en een ‘big bang’ overstap. Waterschap Brabantse Delta gooide zich letterlijk in het diepe bij de implementatie van hun nieuwe zaaksysteem. In één dag zetten zij al hun zaaktypen om en namen het Djuma Zaaksysteem in gebruik. Chris van den Hoven (Senior IT projectleider bij Waterschap Brabantse Delta) klaarde deze klus samen met het team van het waterschap en Circle Software.
Het waterschap voor Midden en West-Brabant wil de dienstverlening naar de 800.000 inwoners, 21 gemeenten en 25.000 bedrijven waarvoor ze werken, naar een hoger niveau brengen. In dit kader was het nodig het proces-en zaakgericht werken een ‘boost’ te geven. Van den Hoven en zijn projectteam schreven daarom, in samenspraak met Waterschap de Dommel en Waterschap Aa en Maas, een Europese aanbesteding uit.
Chris hierover, “Op basis van de programmaeisen kwam Circle Software als beste uit de bus. Zeker vanwege de SaaS-gebaseerde mogelijkheden die zij kon aanbieden. Gezien het gezamenlijk belang van dit project, was het onze primaire eis dat we konden samenwerken als partners. De doorontwikkeling die in 2018 op het terrein van GEO-informatie plaatsvond was exemplarisch voor dit partnership.”
Niet alleen Waterschap Brabantse Delta, maar ook andere waterschappen en gemeenten hebben behoefte om via een zaaksysteem geografische objecten en percelen op te vragen en gerelateerde data meteen te verwerken. Circle Software werkt hierin samen met NieuwlandGeo. NieuwlandGeo’s WebGIS Publisher is volledig geïntegreerd in het Djuma Zaaksysteem en daarmee kon Circle Software de uitdaging bij het waterschap aan.
“Vanaf dag één hebben we alles aangepakt als een geolied team”, aldus van den Hoven. “Stef Drost van Circle Software zag ik als naaste collega en niet als een externe partij. Intern was er volledige steun vanuit de directie en konden we rekenen op 100% inzet van alle medewerkers die ermee aan de slag gingen. Dat heb je echt nodig bij zo’n project. Ook communicatie maakt of kraakt het succes. Daar hebben we sterk op ingezet. Je vraagt namelijk nogal wat van de gebruikers. Zij moeten een vertrouwd systeem loslaten en in één keer over op een andere manier van werken. Daarom wilden wij ze zelf laten ervaren waar de voordelen aan dit nieuwe systeem zitten”.
Waterschap Brabantse Delta koos twee paden om Djuma te laten ‘landen’. Enerzijds de zakelijke, functionele kant door onder meer aan de hand van diverse demo’s de nieuwe werkwijze te introduceren. Anderzijds hebben ze mensen met een quiz en serious games spelenderwijs laten kennismaken en ervaren hoe het systeem werkt. Zo konden ze via een in Djuma opgezette ‘sluisgame’ leren hoe ze het systeem slim en snel konden inzetten. Ook zagen ze terug dat het hele systeem is ingericht op basis van de behoeften die ze zelf hebben ingebracht.
“De input van de gebruikers is steeds de basis voor dit systeem geweest en dat krijgen we nu ook terug. Mensen ervaren het als gebruikersvriendelijk, vinden dat stukken makkelijker zijn op te vragen, merken dat er meer overzicht is en dat het systeem intuïtiever werkt”.
Eén jaar trok het waterschap uit voor deze omslag die uiteindelijk in één dag ‘live’ ging. Waterschap de Dommel en Aa & Maas volgen maar voeren Djuma liever gefaseerd in.
Ondertussen blijven de ontwikkelingen doorgaan. Zo wordt er gewerkt aan een toepassing om plannen en ontwerpen makkelijker en veiliger te delen met derde partijen. Dit uiteraard weer in nauwe samenwerking met de betrokken partijen. Volgens van den Hoven dé kritische succesfactor in projecten zoals deze.
“We hebben nu een volledig zaaksysteem inclusief de gewenste kaartfaciliteiten geheel volgens plan geïmplementeerd. Dit was niet mogelijk geweest als we niet als partners hadden samengewerkt”.
Neem gerust contact met ons op! Het leidt hooguit tot koffie met een koekje.
