Gemeente Peel en Maas dacht al met ons mee over de ontwikkeling van Djuma toen Djuma nog in de kinderschoenen stond. Het volwassenheidsniveau van zaakgericht werken was voor de invoering van Djuma al hoog binnen Peel en Maas. De gemeente had bovendien al een groot aantal koppelingen met back-office applicaties. Voor Peel en Maas waren dit redenen om te wachten met de overstap naar Djuma tot het uitgegroeid was tot een volwaardig zaaksysteem. ‘Nu Djuma zover is, zijn we de uitdaging aangegaan om de verwachtingen van gebruikers te overtreffen’, vertelt Kirsten Werps-Aerts (adjunct directeur gemeente Peel en Maas).
Met de inzet van Djuma wil de gemeente haar dienstverlening verbeteren en gebruikers beter faciliteren in de uitvoering van hun werk. ‘Met Djuma zien we dat mensen inderdaad sneller hun werk kunnen doen en dat er veel minder frustratie is dan voorheen. Mensen komen met een big smile uit de Djuma trainingen lopen, dat is erg leuk om te zien’. ‘Omdat we met Djuma met een schone lei beginnen, is het ook een kans om na te denken over managementinformatie zodat we beter kunnen sturen op basis van gegevens uit Djuma’, zegt Joost van Bree, CISO, ICT beleidsadviseur en projectleider van Zaakgericht Werken van de gemeente. ‘Om doelen te behalen, is het van belang dat er één manier van werken is. Anders heb je binnen no-time een vertroebeld systeem’.
Men snapt als geen ander dat het implementeren van Djuma geen IT-project is. Het betrekken van de rest van de organisatie en het overbrengen van het belang van een eenduidige werkwijze is de grootste uitdaging. ‘Het gaat niet om een knoppentraining, maar om het overbrengen van de bedoeling van Zaakgericht Werken. Dit is een continu proces wat aandacht blijft vragen.’ Zaakgericht Werken staat daarom als serieus onderwerp op de agenda. In de Peel en Maas Academie volg je als nieuwe medewerker een training Zaakgericht Werken.
Het managementteam speelt een belangrijke rol in de acceptatie van Zaakgericht Werken en daar besteedde Peel en Maas veel aandacht aan. Om het belang van eenduidige werkafspraken te ervaren, speelde het MT de Djuma Escape Room. Kirsten Werps vertelt dat de bijdrage aan de dienstverlening van de organisatie een terugkerend onderwerp is op de agenda. ‘Iedere manager heeft nagedacht over de digitale ontwikkelingen en hoe die van invloed zijn op het werk in het team en dit opgenomen in het teamplan.’
Peel en Maas gebruikt het Djuma Zaaksysteem breed in de organisatie, zet het Klantcontactsysteem in bij het KCC en Bestuurlijke Besluitvorming voor Raad en College. Hiermee heeft de gemeente een brede basis gelegd die de gehele organisatie raakt. ’Vanuit de gedachte van dienstverlening blijven we focussen op logische vervolgstappen, zoals een volwaardige digitale handtekeningen en de doorontwikkeling van koppelvlakken.’
Als een volwassen, modern en continu aan verbetering onderhevig zaaksysteem iets voor jullie overheidsorganisatie kan betekenen, dan moeten we snel contact met elkaar hebben. Laat je gegevens hieronder achter en volg de inmiddels meer dan 75 verschillende organisaties die al succesvol gebruik maken van Djuma als zaaksysteem, klantcontactsysteem
