Letterlijk als een “reis naar de Cloud”. Zo betitelt het projectteam van Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) de veranderingen die nodig zijn om hun informatiestromen veilig en snel naar de Cloud over te zetten. Dit in het kader om meer data- en klantgericht te kunnen werken. Aan Djuma de taak binnen één systeem een oplossing te bieden voor zaakgericht werken én het vergunningsverleningstraject sneller en beter te laten verlopen. Wel zo handig met ontwikkelingen als de Omgevingswet in het verschiet.
Ben Veurman (ICT manager WRIJ en lid projectteam) maakt er geen geheim van. Hun oude Sharepoint-omgeving voldeed niet en was aan vervanging toe. Daarnaast waren ze op zoek naar een systeem om meer zaakgericht te kunnen werken. Vooral rondom het vergunningstraject. “Dan kun je kiezen voor de oplossing die in waterschapsland gebruikelijk is. Maar wij wilden een alles-in-één pakket en ik zag een dure maatwerkoplossing niet zitten. Na het zien van de mogelijkheden van Djuma, zijn we meteen een proof of concept gestart. Toen de resultaten gunstig uitpakten, was de keuze voor Visma Circle snel gemaakt”.
Deze nieuwe route, kon meteen worden opgepakt door ICT-adviseur Wendy Vosselman die binnen het projectteam de rol als projectleider én functioneel beheerder kreeg. Net begonnen in de organisatie kreeg ze direct een Djuma-training. “Dat was wel even pittig ja, maar gelukkig is Djuma heel gebruiksvriendelijk en kon ik er meteen mee uit de voeten.” Met de nodige kennis van zaakgericht werken op zak, kon ze met het projectteam aan de slag met de implementatie.
Naast de focus op het functioneel en operationeel beheer, werd ook een speciaal adoptieteam opgezet. Laure Visser vervult hierin de rol van Product Owner. “Binnen de waterschappen is zaakgericht werken nog relatief onbekend. Het betrekken en motiveren van mensen is daarom een belangrijke schakel in het proces. Het leuke van Visma Circle is dat we dit samen doen door de diverse implementatiefases in spelvorm aan te bieden. Onder meer met impact games en espace battles. Mensen gaan hierdoor vanzelf beter samenwerken en het haalt weerstand weg.”
Inmiddels is de implementatie deels achter de rug en zijn de eerste resultaten zichtbaar. Met name de vooruitgang in doorlooptijd bij vergunningverlening is verrassend. Ben Veurman: “Voorheen liep 50% van de vergunningen uit de tijd. Dat is nu nagenoeg teruggebracht tot 0%. Dat ligt met name aan de manier waarop het nu is ingericht. Daarbij zijn de bijbehorende dashboards en de track-and-trace faciliteiten handige hulpmiddelen.” Wendy vult aan dat ze ook vanuit de medewerkers die ermee werken, goede reacties hoort. “Er is natuurlijk best wel eens weerstand. Gemeenten zijn veel meer gewend aan zaakgericht werken. Bij waterschappen ligt dat toch anders. Maar we merken dat er tijdens het doen of ervaren meer enthousiasme ontstaat. Mensen ontdekken bijvoorbeeld tijdens de training: “hej, kan dit ook?” Ze gaan het dan in het proces toepassen. Het zaaksysteem wordt zo ook door de gebruikers zelf verbeterd.”
Al met al kijkt het projectteam met een goed gevoel terug op de implementatie tot nu toe. Laure: “Het gaat erom dat mensen letterlijk worden meegenomen op reis. Dat ze weten waarom we dit doen, waar we zijn en waar we naar toegaan. De continue duiding geeft houvast”. Dat de eerste fase in zaakgericht werken gelukt is en ook nog eens in coronatijd, stemt Ben Veurman tevreden: "Het was een gok om een generiek zaaksysteem in te zetten voor een specifiek proces zoals Vergunningverlening is, maar het bleek een schot in de roos en we hebben het gefikst en ook nog eens tegen aanzienlijk lagere kosten. Ik ben er gewoon trots op hoe dit geweldige team dat voor elkaar heeft gekregen"
De eerste kennismaking met Djuma en het inrichten van het vergunningsverleningstraject zijn pas het begin. Voor de komende maanden zijn de vervolgtrajecten gepland. Zo wordt nu verder gewerkt aan de inrichting per afdeling en zijn er nieuwe ontwikkelingen gepland. Zo wordt er gekeken naar de koppeling van Djuma aan het projectafdelingsportaal met een uitrol naar Microsoft Teams zodat makkelijker kan worden samenwerkt en documenten kunnen worden gedeeld met in-en externe partners. Daarnaast komt er een servicepunt waarin burgers meldingen kunnen doen en wordt gekeken naar de module voor het klant contact centrum. Ook wordt onderzocht hoe de bestuurlijke besluitvormingsprocessen kunnen worden ondersteund door Djuma.
.jpeg?width=388&name=Gebruikers(vriendelijkheid).jpeg "Gebruikers(vriendelijkheid)")
Wil je meer weten over wat Djuma voor jouw organisatie kan betekenen? Klik dan onderstaande knop!
