Marco van Dijk, Adviseur Informatiemanagement beaamt dit, “Eerder waren we als organisatie technisch behoorlijk vooruitstrevend, maar van acceptatie en het daadwerkelijk gebruiken van het zaaksysteem door collega’s was nauwelijks sprake. Collega’s zagen het eerder als ballast dan als hulpmiddel. We hebben gekozen voor Djuma en de bijbehorende implementatie-aanpak omdat de gebruiker daarin écht centraal staat”.
Met de zaaktypesprints, begeleid door Circle Software, had de gemeente Weert een middel om de gebruiker onderdeel te maken van de inrichting. Deze sprints zijn gebaseerd op de scrummethodiek. Met deze methode bracht Weert iedere maand een team live met Djuma. Bij de start van iedere sprint speelde het team de Zaakgericht Werken Impact Game. De impact game laat de deelnemers ervaren wat zaakgericht werken is en wat dat betekent voor hun dagelijkse werk. Gerard, “Zo konden we aan het begin terugpakken op de filosofie zodat medewerkers met een eenduidig beeld de sprint in gingen”.
Tijdens de zaaktypesprint keken de teams welke zaaktypen voor hen van toepassing zijn en toonde de consultant van Circle Software hen de impact van keuzes in Djuma. Gerard, “Het positieve van de sprintaanpak is dat je de focus legt op de implementatie. Je weet dat het in ongeveer 4 weken moet gebeuren. Ik heb zelf ook meegedaan aan de sprint en je voelt als medewerker dan wel dat je echt in beeld bent. Dit is het moment waarop ik echt mijn bijdrage kon leveren”.
Weert legde met de sprintaanpak de basis voor digitaal én zaakgericht werken. “Djuma wordt steeds meer het hart van onze organisatie. We hebben nu een centraal systeem om onze informatie gestructureerd vast te leggen. De eenvoud van Djuma is wat mij aanspreekt. Dat maakt ook dat mensen het gaan gebruiken. Het zoeken is bijvoorbeeld verbazingwekkend makkelijk.”, aldus Gerard van den Hoeven. De gemeente Weert richtte in Djuma bovendien het Bestuurlijke Besluitvormingsproces in. Vanuit de zaak worden voorstellen op route gezet om te laten accorderen en plaatsen medewerkers ze ook op een vergadering. Gerard, “Het samenwerken aan B&W adviezen en Directieteam-voorstellen is een stuk eenvoudiger en we weten dat we altijd de juiste versie op de agenda hebben staan”.
Om te borgen dat de gebruiker en het gebruiksgemak centraal bleef staan gedurende het traject zijn er tijdens het traject functionaliteiten in co-creatie gerealiseerd. Gerard, “Het voordeel van co-creatie is dat we zelf veel invloed hadden op het ontwerp. Daarbij hielp Circle Software ons ook om te bewaken dat de gebruiksvriendelijkheid behouden bleef”. De gemeente Weert beseft dat doorontwikkeling een continu proces is. “Nu het fundament is gelegd, kunnen we meer toegevoegde waarde gaan creëren in onze dienstverlening naar de burger.” Eind 2018 start Weert met het Klantcontactsysteem in Djuma en in 2019 worden de externe producten en diensten gekoppeld aan Mijn Overheid.
Meer weten over Djuma Zaak- en Klantcontactsysteem, klik hier.
Dan is het een goed moment om eens contact met ons op te nemen.
