Luister een gegenereerde audio-versie van deze blog:
De projectgroep kijkt terug op een ontdekkingsreis waarin veel is geleerd. Ook bij Circle Software zijn wij behoorlijk trots op deze klant!
Harlingen wilde met de invoering van zaakgericht en digitaal werken een eenduidige manier van werken neerzetten. Dat moest vooral ook gebruikersvriendelijk en eenvoudig zijn. “We hebben bewust gekozen voor een ‘All-in-one’ oplossing, waarbij zoveel mogelijk functionaliteit is ondergebracht in één en hetzelfde systeem. Daarnaast kozen we voor SaaS, omdat dit ons als kleine gemeente ontzorgt”, licht Cees Scherjon, Teamleider KCC, toe. Naast de zaakafhandeling in Djuma gebruikt Harlingen Documentcreatie van Djuma en starten ze binnenkort met de inrichting van het volledige Bestuurlijke Besluitvormingsproces en met de inrichting van e-formulieren in Djuma.
Cees: “Aan het begin van het traject hebben we als Harlingen een bewuste keuze gemaakt om de implementatie zoveel mogelijk zelf te willen doen”. Samen met adviseur en projectleider Jan van Dijk voerde Harlingen de aanpak zelf uit. De consultants van Circle Software hielpen hen bij de start op weg, door zoveel mogelijk kennis vooraf te delen. Dit hebben ze onder andere gedaan met een interactieve training voor de functioneel beheerders. Daarnaast keken ze samen met de projectgroep hoe de zaaktype inrichting voor de generieke zaaktypen eruit moest komen te zien. Vervolgens kon de gemeente hiermee zelf langs de afdelingen om de zaaktypen op te halen. “Dit proces ging wel met vallen en opstaan. Het was natuurlijk nieuwe materie voor ons en niet alles kon altijd gevangen worden in de standaard inrichting”, vervolgt Cees.
Naast de generieke inrichting voor zo’n 600 zaaktypen heeft Harlingen enkele zaaktypen specifiek ingericht. Cees: “Vooral bij de complexere processen is het noodzakelijk dat je de gebruikers actief betrekt. Dit hebben we dan ook gedaan. We hebben die mensen het werken met Djuma aan den lijve laten ondervinden, door ze meteen in Djuma mee te laten kijken. Nadat we alles goed in Djuma hadden ingericht, waren we klaar voor de Big Bang”.
Dit proces ging wel met vallen en opstaan, maar het was natuurlijk nieuwe materie voor ons. ~ Cees Scherjon
Na de livegang merken ze in Harlingen dat medewerkers gemakkelijk met Djuma overweg kunnen. Cees merkt op dat eigenlijk iedereen te spreken is over de ‘look and feel’. Ook het compleet maken van dossiers door eenvoudig documenten bij de zaak te slepen, wordt als positief ervaren. Harlingen maakte met de invoering ook direct de overstap naar geheel digitaal werken. Medewerkers verzenden stukken nu digitaal en het MT accordeert voorstellen in Djuma.
Terugkijkend op de ontdekkingsreis zijn ze ook in Harlingen blij met het behaalde resultaat. Cees, “We zijn bijna helemaal over op Djuma, alleen de Bestuurlijke Besluitvorming verloopt nu nog via ons oude Documentmanagementsysteem. Dit is dan ook onze volgende stap, samen met het verfijnen van zaaktypen en het inrichten van e-formulieren”.
Typerend voor de Friese stad is dat ze het “gewoon” zijn gaan doen en zijn gaan experimenteren, zonder dat ze vooraf alle consequenties van gemaakte keuzes konden overzien. Door deze aanpak behaalden ze de eerste resultaten in een relatief korte tijd en zijn ze nu klaar voor verdere doorontwikkeling. “Door simpelweg te starten met zaakgericht werken en met Djuma zijn we gaandeweg steeds meer mogelijkheden gaan zien, dat smaakt naar meer!”, sluit Cees af.
