Haarlemmermeer gefaseerd live met Djuma

Nadat de gemeente Haarlemmermeer medio 2022 via een openbare Europese aanbesteding koos voor Djuma Zaaksysteem van Visma Circle is er veel nuttig werk verzet. De laatste mooie mijlpaal die het projectteam van deze Noord-Hollandse gemeente vierde was het bereiken van een welverdiende livegang. Samen met de experts van Visma Circle werkten ze hard en het werk is nog niet klaar. Dat is nou precies het mooie van gefaseerd live gaan.

Aanleiding voor de aanbesteding in 2022 was het oude zaak- en archiefsysteem te vervangen na jarenlange trouwe dienst. Er werd steeds meer van Haarlemmermeer als organisatie en dienstverlener gevraagd en men wilde die stap onder andere zetten met een modern, robuust en toekomstbestendig zaak- en archiefsysteem.

De gemeente heeft zichzelf ten doel gesteld om te professionaliseren in de informatiesamenleving en om haar informatie op orde te hebben. Haarlemmermeer wilde hierbij niet enkel een systeem vervangen, maar in de toekomst de organisatie, inwoners en ondernemers meer bieden en beter ondersteunen. Omdat Haarlemmermeer van meet af aan begreep dat het succes van de implementatie mede bepaald wordt door haar eigen medewerkers, heeft de projectgroep tijdens dit proces ook ingezet op een hoge adoptiegraad zodat het systeem snel en breed geaccepteerd werd door haar medewerkers.

Uiteindelijk nemen de in totaal 1.600 werknemers deel aan de breed opgezette Djuma Battles. Hier maken ze op speelse wijze kennis met Djuma en doorlopen ze het hele proces van inwoner tot behandelaar. Dat is voor velen hun eerste kennismaking met Djuma en dat smaakt al naar meer (de eerste 600 hebben de battles al doorlopen). De gemeente geeft na de inspirerende battles drie verschillende opties om het systeem verder te leren kennen: 

1. Kies voor zelfstudie en leer de werkwijze en het systeem kennen via op maat gemaakte filmpjes door het projectteam van Haarlemmermeer. 
2. Of ben je meer van de klassikale studie onder begeleiding? Geen probleem, dat bieden ze ook aan. Maar van de zeven geplande trainingsdagen in de inmiddels doorlopen fase 1 en 2 waren er uiteindelijk maar twee nodig, dat is veelzeggend over de mate waarin de gemiddelde gebruiker van de gemeente zich de kennis snel eigen maakt. 
3. En ook voor de autodidacten is er een oplossing. Van alle procedures en afspraken zijn nette handleidingen gemaakt.

Je merkt aan alles dat de medewerkers vanuit de gemeente Haarlemmermeer denken vanuit de klant. Dat blijkt ook bijvoorbeeld door de uitgebreide inzet van MijnOverheid voor communicatie met hun meer dan 162.000 inwoners en meer dan 48.500 ondernemers.

Tijdens de implementatie van het zaaksysteem Djuma bleek de hoge technische kennis van de functioneel beheerders van het projectteam van onschatbare waarde voor Haarlemmermeer. Het stelde de organisatie in staat om veel zelf te doen en ook de juiste keuzes met eigen kennis te maken, waar nodig ondersteund door de experts van Visma Circle.

Is het hiermee dan ook helemaal klaar? Nee, want de teams van beide organisaties maken zich op voor de vervolgfase in oktober 2023. Dan gaat namelijk de laatste groep live en vindt de migratie plaats van het bestaande systeem en is Haarlemmermeer helemaal klaar met professionaliseren in de informatiesamenleving en daar plukken dan zowel haar eigen medewerkers, inwoners als ondernemers de vruchten van!