Er zullen maar weinig mensen echt blij zijn geweest met de afgelopen periode (videobelaanbieders niet meegerekend). Toch hebben we met z’n allen onze veerkracht mogen laten zien, en niet zonder resultaat. Opeens bleek vrijwel heel Nederland prima thuis achter de laptop te kunnen werken, als we de joggingbroeken en rondrennende kinderen voor lief namen.
Bij Visma Circle ging een aantal dingen vloeiend naar online. Als je de aard van onze diensten en producten bekijkt, is dat natuurlijk niet vreemd. Support kunnen we op afstand leveren en de eerste of hernieuwde kennismaking met zaakgericht werken via onze impact game ging ook prima via de digitale kanalen. Sowieso voelt het logisch om digitale trainingen online te doen, want normaal gesproken werk je ook met elkaar op afstand samen. Toch zagen we ook wel dat we beperkt werden in de gave dingen die we normaal organiseren om mensen te enthousiasmeren en aan te sluiten.
Bekijk de YouTube playlist van de (offline) Djuma Experience.
Met name onze Djuma Experience, de kennismaking met zaakgericht werken annex onvergetelijke teamdag, is bij uitstek een evenement om met elkaar en bij elkaar te beleven. Je ziet elkaar namelijk heel even in een andere setting, weg van je werkplek en een andere omgeving. Hierdoor zie je dingen even in een ander context, je leert elkaar op een andere manier kennen en hebt eigenlijk gelijk een teambuilding dag te pakken. Twee vliegen in één klap. Doordat het vaak de start van je project is, leer je elkaar als projectgroep ook gelijk op een leuke manier kennen. En zeg nou zelf, het samen toeren in een Tesla is toch wat anders dan thuis naar hoofden op een scherm staren. Dus wat nu?
Een ander zou wellicht bij de pakken neer gaan zitten. Maar wij niet, wij zijn meer van het pakken opstapelen en er iets van maken. Practice what you preach, je kunt niet altijd maar met woorden als ‘agile’, ‘lean’, ‘proactief’ en ‘innovatief’ strooien en bij een crisis in de stress schieten. Die Djuma Experience moest digitaal worden.
Binnen Visma Circle zetten we gamification al op verschillende vlakken in. Zo leer je dingen niet schools, maar ervaar je ze door ze te doen. En dat blijft wél hangen. Maak er nog een verhaal omheen en je bent er. Want laten we eerlijk zijn, zaakgericht werken is misschien niet het meest enerverende onderwerp om over te praten, maar wel het absolute fundament waarop je organisatie efficiënter gaat werken. Daarom is het zo belangrijk dat iedereen vanaf het begin aangesloten is en de noodzaak omarmt. Trouwens, omdat we elkaar niet meer op kunnen zoeken betekent het nog niet dat álles online moet. Hybride werken is niet alleen bij jou het nieuwe normaal. Vanuit deze overpeinzingen voegden we een gloednieuw onderdeel toe aan de online Djuma Experience – de Djuma Escape Battle.
Allereerst krijgen de deelnemers ruim voor de datum waarop de Battle gepland staat een pakket thuisgestuurd. Dit mag niet geopend worden tot de datum van de Battle. Spannend! Het zaadje is gezaaid, dus de nieuwsgierigheid is gewekt. Als het pakket dan open gaat, blijkt er een kluis in te zitten, samen met allerlei andere attributen en lekkere dingen. Als klap op de vuurpijl hebben we er iets in gedaan dat de koelkast in mag om koud te worden en aan het einde van de experience kan worden geopend als feestelijke start van het project.
Je ontvangt een pakketje, maar mag dat niet openen! 😉
Al snel komen de deelnemers erachter dat er twee teams zijn, die beide als eerste de code van de kluis moeten zien te achterhalen. Dat doen ze door zaakgericht te gaan werken in Djuma. In het pakket zitten ook allerlei brillen met daarop termen van verschillende partijen binnen de gemeentelijke processen en die van de waterschappen.
Je mag vanaf dat moment de wereld even bekijken door de ogen van een ‘Bestuurslid’, ‘Medewerker van een Klantcontactcentrum’, als ‘Afdelingsmanager’ of als ‘Burger’ van jouw gemeente/regio. Zodra de brillen zijn opgezet barst de strijd los. De deelnemers ontdekken alle facetten van Djuma. Ze ervaren hoe ze als inwoner een online formulier invullen kunnen om een aanvraag te doen en dat dit vervolgens direct als zaak in Djuma landt. Jouw collega met de bril van een behandelend ambtenaar neemt vervolgens de knoppen over en ervaart hoe hij/zij de zaak gemakkelijk kan oppakken. De ‘Medewerker van een Klantcontactcentrum’ ontdekt dat je bij een vraag van de Burger alle lopende zaken in één overzicht hebt! Tot slot bereiken voorstellen een Bestuurslid via de ingebouwde vergaderfunctionaliteit.
Spelenderwijs en al doende leert iedereen hoe Djuma werkt en wat zaakgericht werken betekent. Omdat Djuma zo intuïtief is, kan iedereen die een computer aan kan zetten ook de juiste weg vinden in Djuma. Tegelijkertijd ondervind je aan den lijve wat er allemaal komt kijken bij het doorlopen van een zaak van kop tot staart. Alle verschillende onderdelen hangen met elkaar samen en alles wat je doet heeft dus invloed op het werk van de ander. Zo heb je in één keer de eerste kneepjes van Djuma en zaakgericht werken ontdekt, het belang van goede samenwerking herbevestigd, het teamgevoel een boost gegeven en gewoon een leuke middag gehad. Wel even wat anders dan een klassikale training.
De vraag stellen is ‘m beantwoorden. Zoals voor vrijwel elke organisatie geldt, gaan wij ook niet meer volledig terug naar het oude normaal. Natuurlijk is het goed om elkaar op sommige momenten in het echt te zien. Maar als corona ons iets heeft geleerd, is het dat je een crisis om kunt buigen naar een verbetering voor je organisatie. De Djuma Escape Battle blijkt namelijk een bijzonder logische manier van trainen in het zaakgericht werken te zijn. Dat doe je tenslotte ook op afstand van elkaar in een digitale omgeving. Als we terugdenken, weten we eigenlijk niet waarom we het ooit anders hebben gedaan. Deze battle werkt gewoon veel beter online. De Escape Battle is daarbij ook nog veel makkelijker te plannen en te organiseren, want je hoeft niet met z’n allen naar dezelfde plek toe. Niet onbelangrijk.
Zo zie je dat iets dat op het eerste gezicht een grote tegenslag is (vooruit, op het tweede en derde ook nog wel) uiteindelijk tot een betere situatie kan leiden. Denken in kansen en je komt er wel.